Um den Paperless Lifestyle etwas näher zu erklären erzähle ich euch eine Geschichte dazu. Jeden Tag ist der Briefkasten voll. Die Briefe Stapeln sich an verschiedenen Stellen in deiner Wohnung? Dafür brauchst du dich nicht schämen, denn wie dir ging es auch mir lange Zeit. Dieses Problem haben viele Menschen. Grund genug eine Entscheidung zu treffen um das zu ändern.

Diese Zeit ist genau jetzt! Nutze die Chance und gehe, gemeinsam mit mir, den Weg in eine entspanntere Zukunft in der du dich mit wichtigen Dingen beschäftigen kannst.

Am Anfang steht die Einstellung

Ich bin ehrlich, das ganze ist nichts für jedermann (oder Frau). Du musst den Willen besitzen etwas ändern zu wollen und gleichzeitig bereit sein ein Leben ohne Papier zu leben.

Wenn du dich damit nicht anfreunden kannst wünsche ich dir trotzdem noch viel Erfolg in der Zukunft. Leider werden wir dann jedoch nicht erfolgreich zusammenarbeiten können.

Für alle die sich nicht nur angesprochen fühlen, sondern begeistert sind von der Vorstellung das Papier hinter sich zu lassen, schreibe ich diese Zeilen und nehme mir Zeit. Es liegt mir am Herzen dir helfen zu können. Wenn du glücklich bist und deine Zeit mit Dingen verbringen kannst die dir wichtig sind dann bin auch ich glücklich und zufrieden.

Die Umsetzung des ganzen funktioniert auf verschiednen Wegen und mit diversen Geräten. Ich persönlich verwende ausschließlich Geräte von Apple und arbeite zu 90% über Mobile Devices. Auf mein MacBook weiche ich nur aus wenn mein iPad seine Grenzen erreicht. Wundere dich aus diesem Grund nicht wie ich verschiedene Wege beschreibe. Sollte du dennoch fragen haben die nicht geklärt wurden kannst du diese gerne an mich richten oder in den Kommentaren posten.

3 Schritte zur Digitalisierung

Alle Unterlagen die du digital archivieren willst müssen natürlich erstmal gesammelt werden. Dafür nutze ich eine simple Ablage. In der Woche habe ich mir einen fixen Termin erstellt bis zu welchem ich alle eingehenden Briefe und andere Unterlagen sammle.

Die gesammelten Dokumente nehme ich mir an meinem zuvor festgelegten Termin und scanne alles ein. Ich benutze dafür die App Scanbot auf meinem iPhone. Direkt in der App benenne ich jedes Dokument nach folgendem Schema

Schriftstück v. „Datum“, von „Firma“ – „Grund des Schreibens“

Danach wird das Dokument automatisch überprüft und danach an einen von mir festgelegten Ort weitergeleitet. In meinem Fall ist das die Inbox meines Evernote Kontos. Die Überprüfung findet statt damit die Dokumente OCR-fähig werden. Damit können gescannte Dokumente vollständig durchsucht werden. Außerdem lassen sich alle Textteile markieren und kopieren.

Der letzte Punkt ist die Weiterverarbeitung des eingescannten Dokumentes. Aktuell lebe ich sehr gut mit einer Notizbuchstruktur, welche dem normalen Ablagesystem gleich ist. Soll heißen ich habe ein Notizbuch für Finanzamt, Krankenakte, Mobilfunk usw.

Das zuvor eingescannte Dokument muss also nur noch in das korrekte Notizbuch verschoben werden. Da ich ein sehr experimentierfreudiger Mensch bin habe ich allerdings vor meine Notizbuchstruktur zeitnah grundlegend zu ändern. Ich werde mich dann ähnlich wie manche Amerikanische Bloggerkollegen, wie Michael Hyatt, aufstellen. Das soll heißen ich werde nur 3 Notizbücher nutzen und den Rest mit Schlagworten strukturieren. Die 3 Notizbücher wären die Inbox das Kabinett und zu guter letzt das Archiv. Standardmäßig geht alles zuerst in die Inbox, ähnlich der physischen Ablage und wird dann entweder in das Kabinett zur weiteren Nutzung verschoben oder direkt in das Archiv verfrachtet. Die richtige Struktur gelingt mit den Schlagworten, über die jedes Dokument gefunden werden kann. Der Vorteil dahinter ist die Möglichkeit ein Dokument diversen Themenbereichen zuzuweisen, wohingegen Notizen lediglich in einem Notizbuch sein können.

Ein letzter Vorteil an der Nutzung von Schlagworten ist die größere Anzahl. Notizbücher sind mit einem Limit von 250 vergleichsweise wenig, denn das Limit von Schlagworten liegt bei 100.000.

Wenn du Ideen oder Anregungen hast und diese gerne mit uns teilen möchtest, hinterlasse einen Kommentar und diesem Post.

bis dahin lass es dir gut gehen

 

Merlin Mechler
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Ich bin ein absoluter Apple Fanboy, habe auch schon im Kundenservice von Apple und anderen Technikunternehmen gearbeitet. Weil ich im Frühjahr 2015 die Diagnose auf Multiple Sklerose bekommen habe, beschäftige mich damit ein produktiveres und entspannteres Leben mithilfe von digitalen Hilfsmitteln zu führen. Zudem ist es mir eine Vision auch anderen MS Betroffenen zu helfen den Alltag zu bewältigen.
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