Evernote 101 – papierloses Projektmanagement

Heute reiht sich der dritte Teil meiner Evernote Artikelserie ein und gibt dir einen Überblick wie du ein papierloses Projektmanagement mit Evernote aufstellen kannst. Zudem nehme ich mit diesem Artikel an der Blogparade zum Thema App-Empfehlungen für Smartphone und Tablet teil.

Ich möchte dir heute zeigen wie ich alle meine Projekte in Evernote manage und wieso ich Evernote anderen Projektmanagement Tools vorziehe.


Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


Modernes und papierloses Projektmanagement mit Evernote

Bevor wir starten möchte ich noch kurz erwähnen, dass ich unter Projektmanagement nicht nur die Abteilung in Unternehmen meine. Vielmehr sehe ich viele Dinge als Projekt. Sei es nun dieser Blog, die Idee ein Buch zu schreiben oder die Planung des nächsten Urlaubs.

Viele dieser Sachen benötigen viele Informationen, Checklisten und einen guten Überblick über alles.

Du kennst vielleicht bereits einige Tools die für ein papierloses Projektmanagement genutzt werden. Allerdings sind alle diese Tools meistens viel zu teuer und haben oftmals Funktionen die eher selten benötigt werden.

Besonders im privaten Bereich lohnt es nicht ein altbekanntes Projektmanagement Tool zu nutzen. Auch als Blogger benötige ich lediglich Evernote um meine Projekte zu managen. Der entscheidende Punkt und Vorteil dabei ist, dass ich so gut wie alle anderen Bereiche in meinem Leben mit Evernote manage.

Damit du jetzt aber nicht länger warten musst legen wir direkt los.

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Projekt

Schritt 1 – Die richtige Struktur

Für jedes Projekt erstelle ich ein Notizbuch in Evernote mit dem Titel des Projektes. So habe ich beispielsweise ein Notizbuch für meinen Blog mit dem Titel, Digital Lifestyle Blog.

Da ich oftmals mehrere Projekte gleichzeitig habe, schließe ich mehrere Notizbücher zu meinem Projekt-Stapel zusammen.

Diese Vorgehensweise erlaubt mir weitere Schritte effizienter auszuführen.

Ich habe vor kurzem begonnen auch Schlagwörter zu nutzen. Das bedeutet, dass ich die einzelnen Notizen noch mit besser klassifizierten Schlagwörtern bestücke. So kriege ich letztlich einen noch besseren Überblick über die einzelnen Notizen. Außerdem spare ich es mir damit noch mehr Notizbücher zu erstellen.

Schritt 2 – Referenzmaterial sammeln

In diesem Schritt sammle ich Referenzmaterialien wie Blogartikel Ideen und erstelle somit Notizen in denen ich Blogartikel grob strukturiere oder interessante Inhalte einer Website mithilfe von Evernote als Notiz für später speichere.

Schritt 3 – Die Projektcheckliste

Die wichtigste Notiz, die ich in meinen Projektnotizbüchern nutze ist die Projektcheckliste. Neben dem Arbeitstitel des Projektes erstelle ich dort eine Liste mit den nächsten Schritten.

Bei meinem Buchprojekt ist dies zum Beispiel eine Strukturierung der geplanten Themen mit Kapiteln. Anschließend noch Checkboxen für die Korrektur der Texte. Auch weitere To-Dos plane ich dort mit ein.

Schritt 4 – Deadlines mithilfe des Aufgabenmanagement einhalten

Um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und alle Deadlines einzuhalten übertrage ich die nächsten fälligen Schritte in mein Aufgabenmanagement Tool. In diesem Fall wäre es ToDoist.

Dies ist auch wichtig um delegierte Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren. Ein Beispiel dafür ist ein Buchprojekt, in dem ich fertig geschriebene Entwürfe zur Korrektur weiterschicke. Da mir klar ist, dass jedem mal etwas unter den Tisch fallen kann habe ich mit ToDoist immer den Überblick über meine delegierten Aufgaben.

Schritt 5 – Archivieren

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, archiviere ich das Notizbuch und alle darin enthaltenen Notizen. Ich archiviere auf diesem Weg alle Notizen um eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal darauf zugreifen zu können.

Das kann für spätere Projekte hilfreich sein.

Das Fazit

Ein entscheidender Vorteil ist es jederzeit Zugriff auf meine Projektnotizen zu haben. So kann ich auch unterwegs schnell einem Geistesblitz nachgehen und mir nötige Informationen notieren.

Außerdem habe ich aufgrund der vielen Anwendungsmöglichkeiten von Evernote auch Zugriff auf Unterlagen aus anderen Themenbereichen. Oder um es passender zu Formulieren:

Ich habe alle wichtigen Unterlagen, Projekte und andere Themenbereiche an einem Zentralen Ort. Dies hilft mir dabei einen allgemeinen Überblick über alles zu behalten und gleichzeitig besser zu planen.

Ein papierloses Projektmanagement bietet mir zudem die Möglichkeit an jedem Ort zu arbeiten. Ganz ohne Stress, ohne viel Ballast und nur mit meinem iPad.

 

Bis dahin lass es dir gut gehen

 

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Ich bin ein absoluter Apple Fanboy, habe auch schon im Kundenservice von Apple und anderen Technikunternehmen gearbeitet. Weil ich im Frühjahr 2015 die Diagnose auf Multiple Sklerose bekommen habe, beschäftige mich damit ein produktiveres und entspannteres Leben mithilfe von digitalen Hilfsmitteln zu führen. Zudem ist es mir eine Vision auch anderen MS Betroffenen zu helfen den Alltag zu bewältigen.
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