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Hier kommt der vierte Teil meiner Evernote Artikelserie. Diesmal geht es um die Königsklasse im Umgang mit Evernote. Das papierlose Büro.

Hier sind die anderen Artikel der Serie


Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


Für alle Lesefaulen oder Vielbeschäftigten. Don’t Worry! Ich habe unten nochmal alles in einer Grafik zusammengefasst.


 

Damit du dein Büro auf ein papierloses Format umstellen kannst, benötigst du natürlich eine Option als Grundlage des ganzen.

Wieso habe ich mich für Evernote entschieden?

Ich bin und war schon immer jemand, der sehr viel wert auf Optik gelegt hat. Wenn ein Programm, ein Gerät oder ein Betriebsystem von der Optik her nicht überzeugt, werde ich es eher nicht verwenden.

Evernote hat in diesem Bereich alles für mich richtig gemacht. Dazu kommt, dass ich mit meinem Einstieg in die Blogosphäre (damals nur lesen) an jeder Ecke mit Evernote konfrontiert wurde.

Ganz entscheidend waren zwei Schlüsselmomente für mich in Bezug auf Evernote.

  1. Die simple Umsetzung des papierlosen Büros mitsamt Oberfläche (Evernote) und Scanner (Scannable).
  2. Als ich 2015 als AppleCare Advisor gearbeitet habe, konnte ich in der Programmliste des iMacs Evernote entdecken. Ich war zu dieser Zeit sehr unzufrieden mit der Apple-internen Wissensdatenbank. Weil ich zu dieser Zeit bereits die geniale Evernote Suchfunktion kannte, beschloss ich kurzerhand eine eigene Wissensdatenbank zusammen zu bauen. Das funktionierte So gut das ich Hier einen Artikel dazu verfasst habe.

So nachdem wir das geklärt haben gehts gleich weiter.

Was bietet Evernote mir für das papierlose Büro?

Ich weiß, ich weiß. Wir haben Spezialisten die in Ihrem Büro eine Ordnerstruktur besitzen die der Unternehmensstruktur eines MLM-Unternehmens ähnelt. Ich bitte dich an dieser Stelle diese Struktur zu überdenken. Falls nicht gibt es auch dafür eine Lösung.

Insgesamt gibt es drei Methoden deine Dokumente in Evernote abzulegen.

Notizbücher

Die Notizbücher jn Evernote ähneln Ordnern wie du sie auf deinem PC (oder vielleicht auch Mac) hast. Der einzige Unterschied dabei ist, dass du alle deine Notizbücher zu Stapeln zusammenfügen kannst. Somit hast du eine sehr smarte Hierarchie von 2 Ebenen.

Ich habe mein Büro von Anfang an so organisiert. Ich bin mit der Methode bisher sehr zufrieden gewesen.

Die Struktur habe ich folgendermaßen organisiert:

  • Ein Stapel mit der Bezeichnung „papierloses Büro“
  • Ich habe mehrere Notizbücher, je nach Themenbereich, in dem Stapel untergeordnet
  • Zu den Notizbüchern gehören zum Beispiel „Finanzamt“, „Krankenakte“ oder „Rechnungen“.

Besonders für den Umstieg auf das papierlose Büro ist diese Möglichkeit sehr zu empfehlen. Du kannst dich von der Struktur her nah an deiner alten papiergebundenen orientieren.

Schlagwörter

Die Nutzung von Schlagwörtern ist, zumindest für mich, eher unterdurchschnittlich ausgeprägt. Zu sehr ist die Strukturierung mit Notizbüchern im Kopf verankert.

Ich habe Schlagwörter bisher nur in zwei Fällen benutzt. Für die Apple Wissensdatenbank und für meine Steuer. Sehr praktisch wenn du alle Unterlagen die dafür wichtig sind einfach mit dem Tag „Steuer 2015“ oder dergleichen versiehst.

Ich habe vor kurzem einen sehr interessanten Artikel gelesen in dem die Verwendung von Tags (Schlagwörtern) in Kombination mit dem papierlosen Büro Verwendung findet. Ich dachte zuerst, dass ich mich verlesen habe.

Nach weiterem Lesen und einem entscheidenden Punkt war mir der horrende Vorteil von Tags bewusst. Du hast eine weitaus höhere Strukturhierarchie. Das heißt, dass du mit Hilfe von Tags die Struktur nachbauen kannst die du eventuell auch in deinem papierbasierten Büro hast oder hattest.

Diese Methode baut allerdings auch darauf auf lediglich 3 Notizbücher zu führen. Die Inbox (Die absolut jeder haben und dieses als Standardnotizbuch ausgewählt haben sollte), das Archiv und die Bibliothek. Jede Notiz die du für weitere Verwendung aufbewahrst landet in der Bibliothek. Dort werden sich also der größte Teil deiner Notizen befinden. Das Archiv enthält alle Notizen die nicht mehr benötigt werden beziehungsweise keine genaue Beachtung mehr brauchen. Und die Inbox, ganz klar bekommt alles zuerst damit die Notiz weiterverarbeitet werden kann.

Die intelligente Benennung

Das letzte Struktursystem, welches ich dir vorstellen möchte dreht sich lediglich um die Benennung der Notizen. Dabei ist es wichtig deinen Notizen eindeutige und schnell definierbare Bezeichnungen zu geben.

Der Hauptfaktor liegt hierbei auf der brillanten Suchfunktion von Evernote. Den es geht bei dieser Option darum die Notizen nach einem System zu benennen, sodass du jedes gewünschte Dokument umgehend finden kannst.

Ich bin der Meinung, dass diese Methode die aufwendigste und zugleich unnötigste ist.

Fazit

Zum Schluss möchte ich dir nochmal meine Meinung zu den Methoden oben näher bringen.

Besonders für den Start finde ich die Notizbücher Methode am besten. Du kannst sehr einfach deine vorhandene Struktur übernehmen. Desto größer jedoch dein Evernote Konto wird umso mehr empfehle ich dir auf die Schlagwort umzusteigen.

Letztlich musst du es natürlich für dich selbst entscheiden, nach meiner Erfahrung jedoch bin ich mir sicher, dass auch du über kurz oder lang zu den Schlagwörtern tendieren wirst.

Wie versprochen hast du jetzt nachfolgend noch die Grafik.

Bis dahin keep going!

 

Merlin Mechler
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Merlin Mechler

Ich bin ein absoluter Apple Fanboy, habe auch schon im Kundenservice von Apple und anderen Technikunternehmen gearbeitet. Weil ich im Frühjahr 2015 die Diagnose auf Multiple Sklerose bekommen habe, beschäftige mich damit ein produktiveres und entspannteres Leben mithilfe von digitalen Hilfsmitteln zu führen. Zudem ist es mir eine Vision auch anderen MS Betroffenen zu helfen den Alltag zu bewältigen.
Merlin Mechler
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10 Comments

  • Henrik Krüpper

    Hallo Merlin, bin aus der PPP Community Dir hierhin gefolgt.
    Ich stimme Dir zu: für mich war die Einführung einer Schlagwortsystematik der entscheidende Durchbruch. Denn dies hat mir erlaubt, sehr effizient Suchen abzuspeichern und damit ein perfektes Wiedervorlagesystem zu etablieren. Das lässt sich noch weiter optimieren, wenn man Notizvorlagen verwendet, in denen die Schlagworte schon hinterlegt sind.
    Beispiel: ein Mal im Monat Jour Fixe mit Marketing. Vorlage angelegt mit den Schlagworten /Marketing und :JourFixe. Dann Meeting über Evernote unter Verwendung der Vorlage dokumentiert, inklusive offener Aufgaben und Follow-Ups. Beim nächsten Jour Fixe rufe ich einfach die gespeicherte Suche auf: Suche nach Schlagworten /Marketing und :Jour Fixe sowie nach ToDo:= false, und schon bekomme ich eine Liste der Notizen mit offenen Punkten aus vergangenen Meetings. Besser geht’s nicht!
    Gruß, Henrik

    • Hallo Henrik,

      danke für deinen tollen Kommentar. Mittlerweile erlebe ich auch immer mehr die Vorzüge der Schlagwörter. Habe zwar immer schon welche benutzt. Seit heute früh bin ich aber mal vollständig umgestiegen.

      Ich finde es einfach fantastisch, dass man soviele Vorteile hat. Alleine den ungewohnten Luxus eine größere Hierarchie als nur 2 Ebenen zu bauen ist toll!

  • Herrje…ich wusste gar nicht, was Evernote wirklich alles kann^^ ich habe es bis dato wirklich nur für die schnelle Notiz genutzt, die ich eben auf allen Geräten abrufen kann… Vielleicht sollte ich mir das etwas genauer ansehen…Ich weiß ja jetzt wo ich alles nachlesen kann. Viele Grüße

  • Hey Merlin,

    Ich war auch lange versucht, Evernote auszuprobieren, aber man muss dort zwingend einen Account erstellen, dessen Inhalte später gar nicht soo einfach zu löschen sind, sollte man das mal wollen. Solche Dienste sind mir einfach unsympathisch. Finde es jedoch ziemlich gut strukturiert und kann mir gut vorstellen, dass man damit sehr gut arbeiten kann!
    Danke für die Infos, hätte mich fast dazu bewegt, es nochmal zu probieren. 😀

    Liebe Grüße,
    Laurel Koeniger

    • Hallo Laurel,

      danke für deinen Kommentar. Besonders das mit den Daten kann ich verstehen. Solltest du dich dann aber doch dazu entscheiden mal Evernote zu nutzen weißt du ja bereits, dass ich dir viele Anwendungsgebiete aufzeigen kann. Zudem bin ich in gutem Kontakt mit einem Evernote Certified Consultant (Einer von vllt 6 in Deutschland 😀 ) Bei Fragen könntest du dich also jederzeit an mich wenden.

      Liebe Grüße
      Merlin

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