GTD – Mit der 2-Minuten Regel zu mehr Effizienz

Ich widme mich mit diesem Blogpost einem zentralen Thema im Selbstmanagement. Viele Menschen kennen es, wenn du es noch nicht kennst musst du das Buch lesen.

Die Rede ist von der Getting Things Done Methode von David Allen. Ich bin mir sicher, dass ich mich nicht aus dem Fenster lehne wenn ich sage

GTD ist legendär und essentiell!“

Spezifischer gesagt, widme ich mich diesmal der 2-Minuten Regel, welche ein Kernelement von GTD ist.

Die 2-Minuten Regel findet an verschiedenen Stellen Einsatz. So kannst du zum Beispiel deine E-Mails damit organisieren genauso wie deine Dokumentenablage.

Ich lebe zwar nach dem Prinzip der 2-Minuten Regel, kann jedoch nicht allzu viel über die Anwendung mit E-Mails berichten. Grund dafür ist, dass ich bisher einfach noch nie in der Situation war soviele E-Mails tagtäglich zu erhalten wie ein Geschäftsführer oder eben Unternehmer wie Lars. Daher belasse ich den Bereich E-Mails in bezug auf die 2-Minuten Regel gerne ihm und seinen Erfahrungen.

Gerne erkläre ich dir dafür meinen Workflow mit Dokumenten und Content den ich täglich sehe, lese oder weiterverarbeite.

Die 2-Minuten Regel für Dokumente

Dokumente… Ich meine damit Briefe. Wir kriegen alle jeden Tag Post mit allem möglichen an Inhalt. Aus genau diesem Grund ist es wichtig gut damit umzugehen. Ich versuche deshalb ein Dokument nicht öfter als zweimal in die Hand zu nehmen.

  1. Ganz klar wenn ein Brief ankommt muss er ausgepackt werden. Sollte mich das Schreiben zum Handeln auffordern gilt es einzuschätzen ob ich die Handlung innerhalb von 2-Minuten erledigen kann.
  2. Wenn ich es nicht innerhalb von 2-Minuten schaffe das Dokument zu bearbeiten, weil ich noch etwas anderes brauche, oder die Bearbeitung mehrere Schritte benötigt, lege ich es erstmal beiseite. Gleichzeitig erstelle ich eine Aufgabe in ToDoist. Das zweite mal nehme ich das Dokument also in die Hand um es schlussendlich abzuarbeiten.

Beachte! Wenn mehrere Handlungsschritte erforderlich sind um eine Aufgabe abzuschließen, solltest du die Aufgabe in ein Projekt umwandeln und kleinere Unterschritte einfügen.

Am Anfang musst du einfach ein Gefühl für die 2-Minuten Regel bekommen. Es ist also nicht nötig, dass du dir jedesmal einen Timer stellst. Sicherlich kannst du ja bereits einschätzen wie lange gewisse Workflows und Handlungen dauern. Darauf aufbauend setzt du die 2-Minuten Regel um.

Was ist 2-Minuten Content?

2-Minuten Regel für Content

Bildnachweis: Pixabay

Das mag verwirrend klingen, ich weiß. Ich habe mir dabei auch einen etwas anderen Workflow zusammengestellt.

Wenn ich nun also im Internet nach neuen oder interessanten Themen suche finde ich natürlich einen Haufen von Webseiten. Ich habe für mich ein 3-Stufen System entwickelt wie ich Recherchiere und mit dem Content umgehe.

Stufe 1: Die Webseite bzw der Link

2-Minuten Regel - Websuche

Bildnachweis: Pixabay

Bei der Suche durch Google achte ich darauf was für Webseiten die von mir gewünschten Ergebnisse anzeigen.

Ganz klar ist, wenn ich nach „effizienter arbeiten und mehr erreichen“ suche, werde ich nicht auf eine „ich-bin-nicht-seriös-klingend.de“ Webseite gehen. Auch habe ich nicht vor diese Suche auf Food oder Fashionblogs zu beenden nur weil die Betreiber sich halt „für alles irgendwie“ interessieren.

Wenn ich aber einen Namen lese, so wie bei mir, oder einen entsprechend passenden Domaintitel dann sieht das anders aus.

Wenn ich bei einer Evernote Recherche auf Notieren.de stoße finde ich das wiederum sehr interessant und seriös.

Natürlich findet man immer mehr als eine passende Seite, aus diesem Grund öffne ich mir die Seiten im Hintergrund um dann mit Schritt 2 weiterzumachen.

Schritt 2: Das scannen des Artikels

2-Minuten Regel - Scannen

Bildnachweis: Pixabay

Im schnitt dauert dieser Schritt 3-10 Sekunden. Ich überfliege die Einleitung und die einzelnen Zwischenüberschriften. Auch minimale Textpassagen überfliege ich.

Wenn ich in dieser Zeit mein Interesse wecken konnte kommt es darauf an ob ich direkt eine Idee zur Umsetzung habe. Wenn Ja, dann speichere ich mir den Artikel in Evernote ab. Sollte die Antwort nein sein komme ich zu Schritt 3

Schritt 3: 2-Minuten zum Lesen

Schritt 3 dreht sich nun darum den Artikel zu lesen und das anfängliche Interesse zu steigern. Für diesen Schritt kommen die vorher genannten 2-Minuten zum Einsatz. Durch das Artikel Scanning habe schon etwas schon eine gewisse Vorstellung davon was in dem Artikel behandelt werden wird. Aufgrund der 2-Minuten Regel habe ich mir nun auch eine feste Grenze gesetzt um den Artikel zu lesen und zu verstehen. Ein weiteres mal Lese ich einen Artikel nur in den seltensten Fällen.

Du musst dafür verstehen, dass ich schon bei meiner kurzen Zeit als Texter keine Texte „odentlich umgeschrieben“ habe sondern mich in ein Thema eingelesen habe, sodass ich es verstehe und meine eigene Meinung dazu niederschreiben kann.

Ein weiterer Punkt, wieso ich mich für die 2-Minuten Regel beim Content Research entschieden habe ist folgender:

Ich bin ein Mensch der die gesuchte Information gerne schnell, ohne Umwege oder viel tamtam haben will. Genauso schreibe ich auch. Dazu gesagt sei noch, dass es bitte wirklich wichtige Infos sein sollen.

Ich bin also auch kein wirklicher Freund von Only-Text Artikeln mit 1500-3000 Wörtern. Ich will keine Roman Geschichte hören, in welcher der Protagonist mit Hilfe von Inboxzero oder GTD, Drachen tötet und die Prinzessin rettet.

Ich will die Antwort auf meine Frage kurz, direkt und so roh wie möglich

Deswegen fliegen solche Artikel bei mir meistens vorher raus. Bei allen anderen versuche ich mir dann ein Bild von den Informationen zu machen um diese dann weiterzuverarbeiten.

Fazit

So das war nun eine menge Stoff, finde ich. Kurz zusammengefasst versuche ich Dokumente und E-Mails nur ein bis zweimal anzurühren. Dabei achte ich darauf für das erste mal nicht mehr als 2-Minuten zu benötigen.

Beim Content Research ist es so, dass ich in kurzer Zeit versuche wichtig von unwichtig zu trennen um im Anschluss wichtigen Content zu erkennen und weiterverarbeiten zu können.

Das war es für heute, ich hoffe du hattest Spaß und kannst etwas für dich mitnehmen.

Wie immer würde es mich freuen, wenn du den Artikel, bei gefallen, empfehlen könntest damit so viele Menschen wie möglich hiervon erfahren.

Bis dahin keep going!

Merlin Mechler
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Merlin Mechler

Ich bin ein absoluter Apple Fanboy, habe auch schon im Kundenservice von Apple und anderen Technikunternehmen gearbeitet. Weil ich im Frühjahr 2015 die Diagnose auf Multiple Sklerose bekommen habe, beschäftige mich damit ein produktiveres und entspannteres Leben mithilfe von digitalen Hilfsmitteln zu führen. Zudem ist es mir eine Vision auch anderen MS Betroffenen zu helfen den Alltag zu bewältigen.
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