Wieso 20% deines Lebens für Erfolg und Glück reichen.

Du kannst sicherlich auf 80% deines Lebens verzichten. Denn nur etwa 20% davon besteht aus Dingen die nicht nur wichtig, sondern auch essentiell sind.

Das beruht auf der 80-20 Regel, einer Produktivitätsmethode, die auch gerne in Unternehmen oder im Projekt- und Prozessmanagement genutzt wird.

Die 80-20 Regel, auch bekannt als das Paretoprinzip, ist eine bekannte Methode im Zeit- und Selbstmanagement. Was es damit auf sich hat und wieso dies keine Methode für Faulenzer ist erkläre ich dir in folgenden.

SketchNote by VitaminP.info
SketchNote by VitaminP.info

Background zur 80-20 Regel

Zurückzuführen ist das Paretoprinzip auf Vilfredo Pareto. Er war ein italienischer Soziologe der sich im Rahmen seiner Arbeit mit verschiedenen Themen wie Ideologiekritik oder politischen Systemwechseln beschäftigte. Zudem hat er im Laufe der Zeit die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien untersucht und dabei herausgefunden, dass ca. 20% der Bevölkerung ca. 80% des Bodens besitzen.

Unter Bezugnahme dieser These wurden im Laufe der Jahre verschiedene andere Dinge untersucht. So wurde 1989 festgestellt, dass etwa 20% der Weltbevölkerung rund 80% des gesamten Vermögens besitzen. Mit der Zeit hat sich diese Aufstellung allerdings immer weiter verschoben, sodass aktuell eine Schätzung von 1% zu 99% besteht.

Auf diesen Ergebnissen beruht letztlich das Paretoprinzip.

Fakten zum Paretoprinzip

Wie lässt sich das Paretoprinzip auf die Praxis anwenden?

Das Paretoprinzip besagt grundsätzlich, das du 80% Ergebnisse mit gerade einmal 20% Zeit/Krafteinsatz erreichst.

Wenn man das so hört oder liest kommt natürlich die Frage auf wie das möglich sein soll, dass du mit minimalem Aufwand fast das gleiche Ergebnis erzielst.

Manch einer vermag jetzt vielleicht innerlich zu lachen und zu denken, das man das auf der Arbeit ja als Ausrede nutzen kann um weniger zu machen als alle anderen. Das ist aber der absolut falsche Ansatz. Wenn dir dieser Gedanke gekommen ist, solltest grundlegend etwas an deinem Mindset ändern.

Zurück zum Thema

Der Kernpunkt des Paretoprinzips ist es zu priorisieren. Dabei solltest du deine Arbeitsschritte, wenn nicht schon geschehen, durchdenken und am besten verschriftlichen. Sobald du solche Prozessbäume erstellt hast kann es an eingemachte gehen.

Du überprüfst nun die einzelnen Arbeitsschritte und sortierst dabei radikal aus, was unwichtig ist und was nicht.

Mit den Ergebnissen kannst du nun anfangen deine neuen Workflows zu definieren, indem du unnötige oder veraltete Schritte löscht, automatisierst oder delegierst.

Bei Projekten kannst du zu Beginn überprüfen, welche Schritte und Handlungen benötigt werden um das Projekt erfolgreich zu beenden.

Wie konnte ich vom Paretoprinzip rentieren?

Als ich damals, im Frühjahr 2015, die Diagnose auf Multiple Sklerose bekommen habe, wollte ich etwas ändern. Ich wollte nach Wegen suchen die stressfreier sind als meine aktuellen. Ich bin nach einigen Recherchen auf die 80-20 Regel gestoßen und habe versucht diese in meinem Leben zu involvieren.

Dabei ist mir mit der Zeit klar geworden, dass eine tiefe Verbindung zwischen Produktivität und Minimalismus geschaffen wurde. Denn nicht nur eine Arbeitsweise hat sich verändert und angepasst

Weg von Perfektion und hin zu Effizienz.

Sondern auch mein restliches Leben hat sich mit der Zeit angepasst. So habe ich immer mehr verstanden, dass wir auf gut 80% der Dinge in unserem Leben verzichten könnten um mit den restlichen 20% mehr Fokus auf die wichtigen Dinge zu gewinnen.

Was du für dich mitnehmen solltest

Mach dir einen Plan über deine Arbeitsschritte und Prozesse. Überprüfe nun welche Schritte du weiterhin ausführen solltest und welche Punkte du ohne Probleme streichen kannst.

Mit dem Plan kannst du nun weitergehend arbeiten indem du anfängst die einzelnen Arbeitsschritte zu priorisieren. Mach dir dabei jedoch klar, dass dieser Prozess einiges an Zeit in Anspruch nimmt um herauszufiltern welche Aufgaben wichtig sind und welche nicht und um weiteren darüber klar zu werden in welcher Reihenfolge die einzelnen, verbliebenen Aufgaben abgearbeitet werden sollten.

Wenn du einen Weisungsbefugten über dir hast und somit nicht Selbstständig bist und auf eigenen Faust arbeitest, sprich bitte mit ihm über deine Ideen und Handlungen. Ich möchte damit vermeiden, dass du eventuell deiner Kündigung oder Abmahnung entgegen rennst weil du auf eigenen Faust anfängst zu handeln.

Das gute an der Tatsache die wichtigsten Aufgaben zu erledigen und die unwichtigen auszulassen, ist die Zeit und Kraft, welche du nun für andere Arbeiten aufbringen kannst. Aus diesem Grund kann ein Gespräch mit dem Vorgesetzten wahre Wunder wirken. Auch er wird sich freuen wenn ineffiziente Arbeitsschritte aussortiert werden und somit mehr Kapazitäten für andere, wichtigere Dinge vorhanden sind.

 


Meine Backgroundstory zum Paretoprinzip

 

Ich habe das Paretoprinzip damals das erste mal aktiv in einem Unternehmen in der Modebranche angewendet. Ich bin dort, wie sonst auch, im Kundenservice tätig gewesen. Neben dem telefonischen Support, ist in diesem Unternehmen auch parallel der schriftliche Support teil des Aufgabengebiets gewesen.

Trotz allem konnte ich nicht vor Glück schreien, so wie die Kunden des Unternehmen es wohl getan haben, ok Spoiler Ende

 

Unter Messung verschiedener KPI´s (abk. Key Performance Indicators, zu deutsch: die wichtigsten Kennzahlen) war das wöchentliche Ziel für alle Mitarbeiter eine Produktivität von 80-100 % zu erreichen. Neben der länge der Telefonate, wurden dort auch die Menge der Anrufe und bearbeiteten E-Mails zur Berechnung hinzugezogen.

Innerhalb der ersten drei Wochen habe ich die Zielquote erreicht mit einem Zeitaufwand von etwa 3-4 Stunden am Tag. Folglich habe ich viel Zeit damit verbracht mir andere Aufgaben zu Suchen und meinen Kollegen im Alltag Unterstützung zu bieten.

„Wieso hast du dann nicht noch mehr Leistung gebracht um wöchentlich eine weitaus höhere Produktivität zu erreichen?

Das ist eine berechtigte Frage! Nur wurden wir auf verschiedenen Ebenen in unserer Leistung gemessen. Neben der eigenen Leistung wurde auch die Teamleistung und die Leistung des gesamten Projektes gemessen. Wenn du nun aber einen absoluten High-Performer im Team hast werden die Mitarbeiter die knapp unter oder am unteren Ende der Zielquote liegen weitaus schlechter gesehen. Letztlich führt dies zu einer ungünstigen Leistungsverteilung im Team und Projekt.“

Wie oben allerdings erwähnt solltest du mit deinem Vorgesetzten darüber sprechen und schauen ob dieses Verhalten ok ist oder ungünstige Folgen nach sich zieht. Ich habe das nicht getan und wurde somit nach etwa 1,5 Monaten Betriebszugehörigkeit entlassen, weil meine Motivation nicht zum Unternehmen passen würde.

Bitte lerne also aus meinem Fehler und mache es in deinem Fall besser.


 

Jetzt bist du dran! Wie siehst du das ganze? Setzt du davon bereits etwas um oder findest du das absolut schwachsinnig? Teile deine Meinung doch in den Kommentaren mit.

 

(Visited 114 times, 1 visits today)

Hinterlasse deine Meinung zum Thema