Wer sich damit beschäftigt den eigenen Alltag besser zu managen und strukturierter zu leben, kommt um das Buch „Getting Things Done“(*) von David Allen nicht rum.

Wir möchten dir einen Überblick über die grundlegenden Prinzipien von Getting Things Done(*) geben.

Notieren für Klarheit

Getting Things Done kommt aus einer Zeit in der es noch nicht soviele Gedanken um papierloses Arbeiten gab. Die Methodik ist vom Grundprinzip her auf Papier gestützt, lässt sich aber mühelos papierlos abbilden.

Einer der wichtigsten Punkte von Getting Things Done ist die Aufforderung jeden Gedanken, jede Aufgabe, egal wie klein zu notieren. Viel zu oft kommen uns im Alltag Dinge in den Kopf die wir dann versuchen zu behalten und letztlich vergessen.

Egal ob es eine neue Geschäftsidee, die Werbung eines genialen Films oder einfach die fehlende Milch im Kühlschrank ist. Oft schreiben wir diese Gedanken nicht auf und vergessen sie wieder oder befassen uns bewusst oder unterbewusst bis zur Erledigung damit den Gedanken nicht zu vergessen.

David Allen beschreibt in seinem Buch, was für eine ungeheure Belastung dies für uns ist und das dieses Vorgehen dafür sorgt, dass wir nicht klar denken können und somit unproduktiver werden.

Dieses Prinzip von Getting Things Done kann auf zwei verschiedenen Wegen vollzogen werden.

Die Papierbasierte Variante

Du führst immer ein Notizbuch mit dir rum. Am besten in einem Format, in dem du es nicht als Störend empfindest.

Außerdem solltest du in jedem Raum zuhause einen kleinen Stapel mit Zetteln haben und zugleich überall einen Kugelschreiber haben. Somit gibst du dir selbst die Möglichkeit jederzeit einen Gedanken der dir kommt zu notieren.

Als passende Notizbücher gibt es zwei Marken die nach jahrelanger Erfahrung sehr zu empfehlen sind.

Zum einen die Notizbücher von Leuchtturm 1917. Durch das breite Format ist genug Platz zum schreiben, brainstormen und zeichnen von Ideen.

Zum anderen gibt es Moleskine. Moleskine ist bereits eine sehr etablierte Marke. Vor allem im digitalen Bereich sehr beliebt durch die Kooperation mit Evernote und das damit verbundene System zur Archivierung von Papierbasierten Notizen hin zum digitalen.

Die papierlose Variante

Wir leben zum Glück in einer Zeit in der nahezu jeder Bürger ein Smartphone besitzt.

Entweder befindet sich auf deinem Smartphone bereits eine App für Notizen oder du lädst dir eine entsprechende runter. Du kannst dir nun in der entsprechenden App alle Gedanken notieren um deinen Kopf frei zu bekommen.

Passende Apps mit denen wir uns auch regelmäßig beschäftigten sind Evernote, OneNote, Apple Notizen und GoodNotes.

Jeder dieser Apps hat ihre eigenen Stärken und schwächen und benötigt daher eine eigene Beurteilung von dir. Wir können dir lediglich unser Wissen mit diesen Apps anbieten, das wir über Jahre gesammelt haben.

Die 2-Minuten Regel

Wir kriegen jeden Tag viele Benachrichtigungen. Ständig und übermäßig viele. Um mit diesen Ablenkungen und Störungen im Alltag umgehen zu können ist es wichtig ein System zur Verfügung zu haben.

In diesem Fall gibt es die 2-Minuten Regel um genau zu definieren was wir mit eingehenden Aufgaben, Meldungen und Störungen machen.

Dabei gut es folgenden Workflow fortan einzusetzen.

  1. Sobald du eine Benachrichtigung sichtest überprüfst du und schätzt ein wieviel Zeit du in etwa benötigen wirst. Sollte der Zeitaufwand dabei 2-Minuten betragen oder geringer sein, nimmst du dich der Aufgabe sofort an und erledigst sie. Du notierst sie hierbei nicht, sondern gehst direkt an die Umsetzung des ganzen.
  2. Sollte die Aufgabe den Zeitaufwand von 2-Minuten überschreiten notierst du die Aufgabe in deinem Aufgabenmanager oder deiner To-Do-Liste. Mit der Notiz auf deiner To-Do-Liste ist der Fokus wieder auf einer anderen Aufgabe. Deine To-Do-Liste nimmst du dir zu einer vorher festgelegten Zeit vor und fokussierst dich dann nur darauf.

Wenn du deiner Tätigkeit bereits seit einiger Zeit nachgehst, wirst du schon ein Gefühl für die Länge der Arbeiten haben. Die 2-Minuten Regel kannst du aus diesem Grund auch etwas erweitern. Ich kenne einige Leute die statt 2-Minuten lieber auf 5-Minuten gehen um nicht aufgrund dieser 3-Minuten Diskrepanz in Ausführungsnot zu kommen.

Projekte statt Mammutaufgaben

Dieser Punkt ist einer der wichtigsten Punkte in Bezug auf das Aufgabenmanagement.

Wir haben uns im letzten Absatz damit beschäftigt welche Aufgaben man sofort erledigt. Was ist jedoch mit den Aufgaben die aufgrund des zu hohen Zeitaufwandes in auf eine Liste geschrieben wurden und dann erstmal beiseite gelegt wurden?

An dieser Stelle kommen deine Produktivzeiten ins Spiel.

Um diese Aufgaben anzugehen solltest du dir bestimmte Zeiträume vornehmen während derer du dich mit den Aufgaben einer bestimmten Liste beschäftigst. Mehr dazu im nächsten Punkt.

Mammutaufgaben kennen wir alle. Die Steuererklärung ist das beste Beispiel dafür. Jeder muss sie machen und fast alle haben Angst und Respekt davor. Wenn es um die Steuererklärung geht fängt der Schweiß an zu laufen und die Stagnation und Aufschieberitis werden aktiver als je zuvor. Was kann man also tun um genau diesem Verhalten entgegen zu wirken?

Grundsätzlich sehr einfach. Wir nehmen die Steuererklärung nicht mehr als Aufgabe wahr. Sie ist vielmehr ein Projekt. Und Projekte sind groß ausgelegt und werden in mehrere Unterprojekte oder Aufgaben gegliedert. Genauso machen wir das in diesem Sinne auch mit der Steuererklärung.

Mögliche Bereiche zum unterteilen des Projektes währen folgende:

  • Sammlung aller Belege (über das laufende Jahr für die kommende Erklärung)
  • Ab dem 01. Januar des neuen Jahres werden die Unterlagen für die Steuerklärung besorgt oder nach einer entsprechenden Software gesucht.
  • Eintragung der Daten in die Dokumente oder Software
  • Abgabe der Steuererklärung beim Finanzamt.

Wenn man eine bisher so furchterregende Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben unterteilt verliert das ganze an Autorität. Somit können für die einzelnen Aufgaben einzelnen Deadlines gelegt werden um die Erreichung des Ziel bestmöglich anzustreben.

Produktivzeiten

Nun ist natürlich eine gute Frage wann man genau solche Aufgaben, wie im vorherigen Absatz beschrieben, erledigen sollte.

Um dafür die optimalen Umstände zu schaffen und deine Leistung auf einem Optimum zu haben solltest du vorher deine Produktivzeiten bestimmen. Manche Menschen wissen bereits zu welchen Uhrzeiten Sie Ihre besten Leistungen erbringen. Solltest du bisher nicht zu dieser Gruppe gehören, empfehle ich dir dich mit diesem Thema zu beschäftigen.

Doch wie kann man nun die eigenen Produktivzeiten herausfinden und demnach entsprechend den Tagesablauf optimieren.

Du hast sicherlich schon den Spruch „Der frühe Vogel fängt den Wurm“ gehört. Das ist darauf zurückzuführen, dass viele Menschen die produktivste Zeit am Morgen haben. Aus diesem Grund haben viele erfolgreiche Menschen die Gewohnheit sehr früh am Morgen aufzustehen und somit mit der Arbeit zu starten bevor alle anderen aufstehen.

Um deine Produktivzeiten herauszufinden ist es am wichtigsten auf deinen Körper zu hören und zu achten. Dieser sagt dir nämlich bereits an bestimmten Signalen wann du produktiv bist und wann nicht.

Typische Symptome wie das Mittagstief lassen darauf schließen, dass du jemand bist, der Mittags nicht sonderlich produktiv ist.

Du solltest mit Hilfe der Wöchentlichen Review deine Arbeit analysieren und herausfinden wann du am produktivsten warst. Dabei kommt es nicht nur auf die Uhrzeit sondern auch auf die Tage an. Nur weil Montag so ein gehasster Tag ist, musst du dort nicht zwingend unproduktiv sein.

Ich, beispielsweise, liebe den Montag und war bisher sehr produktiv zum Start in die Woche. Genauso liegen meine Produktivitätszeiten eher in den Abendstunden. Wenn ich mir dort Musik auf die Ohren lege dauert es nicht lange bis ich entsprechende Ergebnise erziele.

Fazit

Getting Things Done(*) ist eine der besten Methoden für Anfänger um mit der Optimierung der eigenen Produktivität zu starten oder den ersten Schritt aus dem Chaos zu gehen.

Die Methode umfasst im gesamten natürlich noch weitere Punkte, allerdings habe ich nun für dich welche herausgesucht die dir helfen können schnell etwas zu ändern.

Welche Erfahrungen hast du bisher mit GTD gemacht? Nutzt du die Methode oder gehst du anders vor?

Viel Erfolg auf deinem Weg wünscht dir,

Dein Fan Merlin

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