Eine stetige Effizienzsteigerung zur Senkung der Kosten und Steigerung der erbrachten Leistung ist im Alltag essenziell!

Doch was bedeutet Effizienzsteigerung?

Mit Effizienzsteigerung ist gemeint, ein definiertes Ziel mit möglichst wenig Aufwand und Ressourceneinsatz zu erreichen.

Der Fokus liegt auf der Optimierung der täglichen Schritte zum Ziel. Den Prozessen.

Die Steigerung der Effizienz wird durch die Optimierung von Prozessen erreicht. Dabei wird ein bestehender Prozess in seine Teilschritte zerlegt um zu analysieren, an welchen Stellen verschlankt und optimiert werden kann.

Wie kann eine Effizienzsteigerung durchgeführt werden?

Konzentriere Dich auf einen zu optimierenden Prozess!

Multitasking ist hier ein Killer, den es zu eliminieren gilt.

Der größte Optimierungsfaktor ist bei den aktiven Arbeitsprozessen zu finden. Egal ob Du Einzelunternehmer, Angestellter oder Geschäftsführer bist. Zuerst solltest Du „die Front“ überprüfen, hier gibt es das meiste Potenzial.

Nehmen wir für fehlende Effizienzsteigerung ein Beispiel aus dem Kundenservice:

Kunde Müller ruft an und möchte sich beschweren. In der Software, die er gestern erworben hat gibt es Fehler, die dazu führen, dass er nicht richtig arbeiten kann.

Der Mitarbeiter Meier nimmt alles auf und beendet das Gespräch nach guten 45 Minuten. Der kurze Small Talk mit dem Kunden führte dazu, dass dieser wieder etwas entspannter war und nicht mehr so aufgebracht war. Und dennoch gab es keine Lösung.

Bei den Notizen von Mitarbeiter Meier haben die Programmierer im Backoffice kein Problem finden können. Wenn Sie die Software nutzen, bestehen keine Probleme.

Was könnte das Problem gewesen sein? Wenn es einen Prozess in diesem Fall gab, war er von vorne bis hinten nicht durchdacht. Herr Maier hat aufgenommen, dass der Kunde berichtet hat, das die Software nicht funktioniert. Genauere Fehlerquellen hat er nicht erfragt und nicht erfahren.

Durch den fehlenden Fragekatalog und Gesprächsleitfaden sind viele Informationen nicht erfragt worden. Was sollte in diesem Beispiel anders sein um eine Lösung zu haben, welche die Zeit anderer Abteilungen nicht verschwendet und das Gespräch kürzer hält?

Es müssen klare Informationen abgefragt werden. Besonders in diesem Fall sollte Mitarbeiter Maier fragen, ob das Betriebssystem des Kunden ausreichend ist, um die Software zu verwenden. Bei dieser Frage hätte Mitarbeiter Maier erfahren, dass das Betriebssystem des Kunden Müller zu veraltet ist, um die Software flüssig darzustellen.

Wie kann Effizienzsteigerung für das Beispiel angewendet werden?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten. Eine Sinnvolle und eine weniger Sinnvolle. Fangen wir mit der schlechteren an.

Im Onboarding werden den neuen Mitarbeitern viele Fragen mündlich mitgeteilt. Es bleibt den Mitarbeitern überlassen, ob die Fragen notiert werden oder nicht. Im Notfall gibt es noch ein Dokument in einem Unterordner von diversen anderen Unterordnern. Dort sind ebenfalls alle wichtigen Fragen notiert.

Das Ergebnis ist, dass der Großteil neuer Mitarbeiter die Fragen nicht notieren, sie nicht finden und nicht daran denken zu suchen. Daher werden die Fragen in Zukunft nicht gestellt.

Im zweiten Fall geht es direkt an das System, welches im Kundenservice verwendet wird. In diesem werden Felder mit den entsprechenden Fragestellungen eingebaut, sodass jeder Mitarbeiter im Onboarding lernt, alle Felder während eines Gespräches auszufüllen. Somit werden alle Informationen erfragt, direkt eingetragen und können unter umständen direkt zur Lösung führen, ohne an andere Abteilungen weitergeleitet zu werden.

Ein solches CRM sollte angewendet werden, um Unternehmensprozesse situationsbedingt anzupassen.

Effizienzsteigerung als Maßnahme der Kostensenkung

Anhand des genannten Beispiels kann noch auf die Kosten für das Unternehmen übergeleitet werden.

Eine Effizienzsteigerung ist in diesem Fall entstanden, weil Mitarbeiter schneller zu einer Lösung kommen, somit mehr Kunden bedienen können und gleichzeitig alleine auf eine Lösung für den Kunden kommen, ohne weitere Abteilung mit einzubinden.

Somit können die anderen Abteilungen sich mehr auf ihr Kerngebiet fokussieren.

Für Einzelunternehmer gibt es in diesem Sinne noch andere Aspekte der Effizienzsteigerung. Hier geht der Weg ebenfalls über die Prozessoptimierung. Hier sind viele, teils versteckte, kosten vorhanden.

Beachten musst Du hier folgendes:

Wenn Du 1 Stunde brauchst, um Tätigkeit A auszuführen und einen Kunden vertrösten musst, weil Tätigkeit A erledigt werden muss, ist dies ein Minusgeschäft

Du solltest in diesem Fall überprüfen, welche Tätigkeiten und Prozesse den Weg in eine Prozessautomatisierung finden können. Gerade bei Einzelunternehmern, die sich noch keine zusätzlichen Arbeitskräfte leisten können, befindet sich das meiste Potenzial für Effizienzsteigerung in der Prozessautomatisierung.

Hierbei solltest Du unterscheiden welche Tätigkeit, wie weit automatisiert werden kann und darf. Unterschieden wird in diesem Fall in Halb- und Vollautomatisierung des Prozesses.

Wieso werden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung oft nicht durchgeführt?

Auch hier gibt es verschiedene Antworten, die Du verstehen solltest.

In einem Unternehmen wird mit einer Effizienzsteigerung eine Abteilung eingebunden. Dort sind mehrere Mitarbeiter beschäftigt, die von dem neuen Prozess erfahren müssen.

Außerdem muss jeder Mitarbeiter ein Onboarding für den neuen Prozess erhalten.

Gleichzeitig muss der Wille der Veränderungsbereitschaft im Mitarbeiter vorhanden sein, um eine erfolgreiche Change Managementmaßnahme durchzuführen.

Die Vorgesetzten haben eine große Aufgabe vor sich die meistens aus Angst vor einem Fehlschlag der Maßnahme nicht angegangen wird.

Bei Einzelunternehmern geht es darum, dass die Automatisierung von Prozessen zur Effizienzsteigerung mit einem einmaligen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Zudem muss das Programm für die Automatisierung verstanden werden und angewendet werden. Fehler werden erkannt, wenn diese zu Problemen im täglichen Geschehen führen oder wenn der Anwender bereit erweiterte Kenntnisse um Umgang mit der Software hat.

Für die Hinzuziehung eines Experten oder Beraters ist hier häufig nicht das Geld vorhanden oder es wäre situationsbedingt kein gutes Kosten-Nutzen Investment des zur Verfügung stehenden Kapitals.

Meistens ist hier der einmalige zeitliche Aufwand die größte Hürde, die genommen werden muss, um nachhaltig massiv zu rentieren.

Konkrete Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Nun kommen wir zum aktiven und methodischen Teil des Ganzen.

Gemäß der Kaizenmethode sollte auf einen KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) wert gelegt werden. Dabei sollte in folgenden Abständen ein reflektierendes Fazit gezogen werden:

Wöchentlich (inklusive der Planung der folgenden Woche.)

Monatlich

Quartalsweise (hierbei sollte ebenfalls der Fokus auf ein neues Ziel gesetzt werden, welches im folgenden Quartal erledigt werden sollte.)

Jährlich (jährlich sollte vollständig entrümpelt werden und die aktuelle Situation reflektierend betrachtet und eingeschätzt werden, um Ziele für das kommende Jahr festzulegen.)

Um Prozesse nachhaltig zu analysieren und zu optimieren, solltest Du alle Prozesse visuell darstellen. Hierfür hat sich die Darstellung in einem Flussdiagramm als optimales Werkzeug gezeigt.

Mithilfe des Flussdiagramms kannst Du alle Einzelschritte eines Prozesses sehen und somit aktive Optimierungen durchführen.

Bei neuen Prozessen und einem vollständigem Re-Modelling eines bestehenden Prozesses solltest du vor der flächendeckenden Ausrollung des Prozesses mithilfe des Lean Six Sigma und dem darin enthaltenen DMAIC-Zyklus einen Prozessentwurf konzipieren, dieses als Pilotprojekt testen und bei Erfolg etablieren.

Wenn du die genannten Methoden anwendest, sollte einer erfolgreichen Effizienzsteigerung nichts mehr im Weg stehen.

Ich wünsche dir viel Erfolg!

Dein Fan, Merlin