Ein Lean Business bedeutet:

– kosteneffizient zu agieren
– auf das nötige minimum zu reduzieren
– die Kernpunkte der Tätigkeit ausfindig zu machen
– kontinuierliche Optimierung

Genau diese Punkte musst du auch in Bezug auf deine anzuwendenden Tools in Betracht ziehen.

Dafür steht an aller erster Stelle die Frage:

Was mache ich den ganzen Tag und was benötige ich?

Mit der Antwort darauf hast du eine genau Klarstellung nach welchen Funktionen du suchen solltest. In den meisten Fällen geht es dabei um die folgenden Punkte.

  • Du musst schreiben können.
  • Du musst Aufgaben notieren und festhalten können.
  • Du musst Prozesse festhalten können und jederzeit zugänglich haben
  • Du solltest zu den Prozessen eine Wissensdatenbank haben
  • Du brauchst einen Ort an dem du deine Unterlagen zusammenträgst. (In diesem Schritt gehe ich davon aus, das du ein papierloses Büro hast. Wenn nicht, dann solltest du schleunigst drüber nachdenken, denn deine Produktivität wird sich um ein vielfaches erhöhen.)

Natürlich überlasse ich dich mit diesen Informationen nun der freien Wildnis an Apps und Programmen.
Zu groß ist die Anzahl möglicher Programme und zu viel Zeit müsstest du verwenden um verschiedene Tests durchlaufen zu können.

Nutze dafür meine Erfahrung.

Ich habe diese Tests und Erfahrungen bereits durchlaufen. Profitiere also von meinen Erfahrungen.

Fangen wir mit dem ersten der beiden Programme an die ich dir empfehlen kann.

Evernote als Fundament deines Lean Business

Wie bereits geschrieben ist es wichtig viele Funktion in einem Lean Business unter einen Hut zu bekommen. Es gibt nicht viele Programme die eine solch große Menge an Aufgaben bewältigen können. Und doch gehört Evernote ganz klar mit dazu.

Hast du bereits von Evernote gehört?

Verwendest du es bereits?

Es ist ein Klasse Programm. Eigentlich als Notizprogramm am Markt, kann es viel mehr als nur Notizen zu verarbeiten.
Die wahre Kraft und Stärke von Evernote liegt in der Vielfalt des Programms.

Gehen wir einmal die Punkte durch, die ich dir oben bereits geschildert habe, die jedes Lean Business tagtäglich gestellt bekommt.

  • Schreiben. Für Evernote ganz klar möglich. Du erstellst eine neue Notiz und kannst sofort loslegen zu schreiben. Dabei hast du je nach Betriebssystem unterschiedliche Möglichkeiten der Formatierung.
    Die mobilen Apps liegen ganz klar hinter den Desktop-Varianten aber mit deinen Versionen kannst du problemlos schreiben. Egal ob Briefe, Blogartikel, Konzepte oder Bücher. Nutze den Texteditor, der dir gegeben wird und erschaffe unglaubliches.

-Aufgaben notieren. Auch hier wieder kein Problem. Jede Notiz in Evernote kann mit einer separaten Erinnerung versehen werden. Darüberhinaus kannst du in einer Notiz auch Checkboxen erstellen und somit eine einzelne Notiz erstellen in der du alle deine Aufgaben notierst. Wie du es anstellst ist natürlich dir überlassen. Möglich ist es aber auf jeden Fall.

  • Prozesse notieren und einsehen. Hier kommt es drauf an wie du Prozesse festhalten willst. Wenn du alle Schritte schriftlich darlegst ist es kein Problem. Wie schon geschrieben. Notiz erstellen und los geht der Spaß. Du kannst in den mobilen Anwendungen von Evernote aber auch zeichnen und somit deine Prozesse in Form eines gezeichneten Flußdiagramms darstellen. Eine weitere Möglichkeit wie sie dir spezielle Apps und Tools für die Erstellung von Diagrammen bieten sind mit Evernote leider nicht möglich. Aber du kannst, solltest du deine Prozesse hier festhalten, jederzeit auf sie zugreifen. Natürlich kannst du auch ein externes Tools zur Erstellung von Diagrammen verwenden und diese nachträglich in Evernote importieren um sie dort zu schnellen Einsicht zur Verfügung zu haben.

  • Wissensdatenbank ist wie mit den Prozessen. Du kannst alles an Wissen in deine Notizen stopfen. Text, Dateianhänge, Audio, Video oder Bilder. Was es auch ist. Pack es in Evernote und finde es jederzeit wieder.

  • Das papierlose Büro. Evernote ist meiner Meinung nach eine der besten Lösungen, wenn es um das papierlose Büro geht. Die leichte Handhabung, die extrem gute Suche und dazu noch die Erreichbarkeit von jedem Gerät mit einer Internetverbindung ist mehr als Praktisch. Die Weboberfläche ist zwar nur als sporadische Hilfe geeignet, aber in Ausnahmefällen definitiv zu benutzen.

WIe du siehst kommst du mit Evernote locker durch all die Punkte ohne große Einbußen zu haben. Nehmen wir Evernote nun nochmal kurz unter die Lupe in Bezug auf ein Lean Business und die wichtigen Faktoren.

  • Die Kosten. Evernote kostet in der Premium-Variante 60€/ Jahr. Für den Funktionsumfang und die Arbeitserleichterung sind die kosten lächerlich gering. Also ein absoluter No-Brainer!

  • Reduzierung auf das nötigste. Nun ja dadurch, dass Evernote alle nötigen Punkte abdeckt und letztlich noch viel mehr kann, was ich nicht alles in diesem Artikel erläutern kann ohne den Rahmen zu sprengen, ist Evernote definitv der minimalistischste Part den du wählen kannst.

Die Kontinuierliche Optimierung ist ein ganz klares und wichtiges Feature eines Lean Business. Das hat natürlich mehr mit dir und deinem Mindset als mit Evernote zu tun. Genauso wie die Kernpunkte deines Business und deiner Tätigkeit ausfindig zu machen.

Wenn du dich tiefer mit Evernote beschäftigen willst um das Programm nicht nur wesentlich produktiver zu nutzen, sondern gleichzeitig deine Workflows und dein Business auf ein anderes Level zu heben, empfehle ich dir meine beiden Bücher zu Evernote.

PS: Wenn du Evernote in deinem Business verwenden willst und auch mit Kundendaten in jeglicherweise hantierst, dann ist gemäß der DSGVO ein sogenannter ADV (AUftragsdatenverarbeitungsvertrag) nötig. Diesen kannst du von Evernote ganz schnell bekommen. Schreibe dafür eine E-Mail an [email protected] und bitte um den entsprechenden ADV. Du solltest innerhalb weniger Tage einen Hellosign Link erhalten um den Vertrag zu unterzeichnen.

Die Alternative zu Evernote

Natürlich kann nicht jeder so begeistert von Evernote sein. Da nichts perfekt ist, hat auch Evernote Schwachstellen.
Eine absolut gute Alternative, die nahezu identisch ist, wäre OneNote.

Für gewöhnlich wird jeder sich nicht mit Evernote anfreunden kann mit OneNote glücklich. Die Funktion mit dem Erstellen der Notizen die alle möglichen Dokumenten und Informationen beinhalten können ist hier gleich.

In OneNote kann dafür eine weitaus tiefere Hierarchie gebildet werden als in Evernote.

Meine Erfahrungen mit OneNote stehen aktuell noch sehr am Anfang. Das liegt auch daran, dass ich bisher immer sehr glücklich und zufriefen mit Evernote gewesen bin. Meine Erfahrungen mit OneNote waren dagegen immer unglücklich.

Wenn du dennoch mehr über OneNote erfahren möchtest, schau am besten hier vorbei http://onenote-blog.de.

Jetzt bist du dran! Hast du bereits mit einem der beiden Tools Erfahrungen gemacht? Teile mir deine Erfahrungen und Tipps zu den Tools in den Kommentare mit

 

PPS: Die beiden Bücher sind mit Affiliate-Links versehen.