Evernote 101 – Evernote für deinen Blog benutzen

Evernote 101 – Evernote für deinen Blog benutzen

Blog, Evernote 101

Im sechsten Teil meiner Evernote 101 Artikelserie zeige ich dir wie Evernote dich in deiner Bloggertätigkeit unterstützen kann.

Hier sind die anderen Artikel der Serie


 

Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


 

Ähnlich wie bei Textern hast du mehrere feste Schritte die erledigt werden müssen bevor ein Artikel veröffentlicht wird. Darüber hinaus kannst du aber auch Inspiration, Redaktionsplan und das Schreiben selbst in Evernote managen. Nun aber erstmal Schritt für Schritt.

 

Der Redaktionsplan

 

Es ist wichtig eine Zentrale Anlaufstelle zu haben, in der du deine Inspirationen festhalten kannst. Das heißt du kannst Themen für deine zukünftigen Blogartikel festhalten, entsprechendes Referenzmaterial hinterlegen und sogar deinen Blogartikel schreiben.

Erstelle dir also zuerst ein Notizbuch mit der Bezeichnung Redaktionsplan. In diesem Notizbuch erstellst du nun Notizen für deine Artikel. Der Titel der Notiz ist gleich der Überschrift deines Artikels. Solltest du noch keine Überschrift haben kannst du auch grob zusammenfassen um was es gehen soll.

Innerhalb der Notiz kannst du dir nun, wenn du das möchtest, eine Checkliste erstellen mit den nächsten Schritten. Ein Beispiel dafür wäre:

Es ist auch wichtig, dass du alle Seiten, Unterlagen und Texte die du als Inspiration für deinen Text brauchst mit in dem Notizbuch speicherst. Das gibt dir die Option schnell danach zu suchen und auch bestimmte Passagen zu suchen beziehungsweise zu finden.

 

Schreiben & Konzeption

 

Der nächste Schritt ist ganz klar das Schreiben. Planung ist schließlich schön und gut, ein hervorragender Blogartikel wird es jedoch erst durch dich und deinen Schreibstil.

Ich schreibe meistens zuerst die Überschrift. Im zweiten Schritt versuche ich mir ein Konzept zu erarbeiten indem ich Zwischenüberschriften finde und entwickle. Sobald ich das habe fange ich an den Text unter den Überschriften zu schreiben.

Ich habe bereits viele Blogratgeber gelesen. Wenn du das auch getan hast, wirst du dich vielleicht wundern, dass ich das Pferd quasi von hinten aufzäume. Allerdings hilft mir dieser Vorgang Schritt für Schritt einen Text in meinem Kopf zu entwickeln. Ich kann dir nur den Rat geben es auch mal so auszuprobieren.

Das schöne bei Evernote ist, dass du eine sehr störungsfreie Umgebung zum schreiben hast. Ich habe damals mal eine Fantasy Geschichte geschrieben und dafür OpenOffice genutzt. Ich bin dabei fast verrückt geworden.

Sorge beim schreiben für einen klaren und freien Kopf um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Klick um zu Tweeten

Übersicht

 

Du hast eine Zentrale Stelle für deine Infos, bist dabei deinen Text zu schreiben. Und wenn du mal gerade eine zündende Idee benötigst um weiterzuschreiben, hast du ja glücklicherweise auch Referenzmaterial gespeichert.

Was passiert jedoch wenn du mal nicht in einem Rutsch durchschreibst? Das ist normal nebenbei. Ich schreibe meine Artikel auch meistens in mehreren Durchgängen.

Um immer auf den aktuellen Stand zu sein ohne komplett alles wieder durchzugehen haben wir, wie oben beschrieben, eine Checkliste erstellt.

Du kannst so nicht nur den Stand deines Artikels sehen sondern auch ob er korrigiert werden muss. Eventuell hast du die Korrektur ja outgesourcet? Dann kannst du bei Abgabe zur Korrektur ein Datum dahintersetzen um nicht zu vergessen nachzuhaken.

 

Das Archiv

 

Für mich persönlich fast genauso wichtig wie alle anderen Punkte oben zusammen. Nachdem ich meinen Artikel fertiggestellt habe und er auch veröffentlicht ist, exportiere ich den fertigen Artikel mitsamt der Bilder und Links in ein separates Notizbuch in welchem ich alle Blogartikel archiviere.

 

Fazit

 

Mit dieser Struktur bist du immer up2date! Du weißt immer was du zu tun hast und kannst jederzeit und von jedem Ort aus schreiben.

Auch wenn du mal eine Durststrecke hast und nicht weiter weißt, kannst du mit Hilfe deiner Inspirationsdatenbank neue Ideen sammeln.

Wenn du zusätzlich noch eine Schreibroutine verinnerlichst, wirst du keine Probleme und auch keine Denk- oder Schreibblockaden mehr haben.

Wie siehst du das? Nutzt du Evernote für dein Blogbusiness? Hinterlasse deine Meinung doch in den Kommentaren

 

Bis dahin keep going!

Evernote 101 – effektives Aufgabenmanagement

Evernote 101 – effektives Aufgabenmanagement

Blog, Evernote 101

Hier kommt der fünfte Teil meiner Evernote Artikelserie. Diesmal geht es um ein effektives Aufgabenmanagement, welches du mit Evernote hervorragend managen kannst.

Hier sind die anderen Artikel der Serie


Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


Wie du bereits aus den anderen Artikel weißt, kann Evernote so ziemlich alles für dich managen.

Diesmal geht es um das Aufgabenmanagement. In diesem Bereich gibt soviel Auswahl wie Fische im Meer. Es ist also besonders schwierig eine gute und für dich passende Anwendung zu finden.

Wäre es in diesem Fall nicht toll wenn du einfach ein Programm nutzt, das du bereits für andere Zwecke in Verwendung hast?

Taskmanager vs Evernote

Taskmanager haben eine Reihe an Features. Du kannst Aufgaben auf Knopfdruck zurückstellen, mit Nativer Spracheingabe arbeiten, Aufgaben delegieren und was die Zauberkiste im Selbstmanagement noch alles hergibt.

Natürlich kann nicht jeder Taskmanager all diese Sachen! Das wäre zu schön. Und sollte einer doch sehr nah dran kommen, ist das Layout, naja bescheiden.

Mit der Zeit haben sich für mich ganz klar eine Handvoll Taskmanager profiliert.

Nun aber zu Evernote. Was uns geboten wird, wissen wir zum Großteil bereits. Wir haben tolle Strukturmöglichkeiten, nahezu unendlich Platz und eine Reminder-funktion.

Nehmen wir 2 Beispiele zur Hand.

  1. Du hast eine simple Aufgabe zu erledigen. Du kannst diese Aufgabe ohne Probleme in deinem Taskmanager anlegen und abhaken wenn sie erledigt ist. Was jedoch wenn sich plötzlich zum gleichen Thema ein Folgeauftrag oder eine weitere Aufgabe entwickelt? Sagen wir du bist Freelancer und hast den Auftrag eine Überschrift für einen bestehenden Text zu erstellen. Nach erfolgreicher Arbeit kommt es jedoch dazu, dass du passend zum Thema noch weitere Kapitel schreiben sollst. Wäre es nicht praktisch wenn du dafür bereits die vorherigen Infos im gleichen Programm parat hast?
  2. Du hast ein laufendes Projekt. Beispielsweise willst du ein Buch schreiben. Du hast also alle wichtigen Unterlagen dazu bereits in Evernote gespeichert. Nun nähert sich eine Deadline und du brauchst noch eine Überschrift für das neue Kapitel. Wäre es nicht besser einfach die bereits existierende Notiz mit einer Erinnerung auszustatten? Oder findest du es vorteilhafter das Programm zu wechseln, Dort eine Aufgabe mit Deadline zu erstellen und gleichzeitig ein paar Infos zur Aufgabe zu hinterlegen damit du nicht bei der Abarbeitung extra nochmal das Programm wechseln musst?

Fazit

Nicht nur ein Standpunkt im Minimalismus sondern auch im Zeitmanagement und Selbstmanagement sagt, umso weniger Aufwand desto mehr effizienter wird es.

Wenn du also die Chance hast ein Programm zu nutzen und dort alle nötigen Schritte und Aufgaben zu bewältigen. Ist das nicht vorteilhafter als mehrere Programme zwischen denen du wechseln musst? Die eventuell nichtmal miteinander verbunden sein können?

Sicher bieten dir mehrere Programme gleichzeitig auch mehr Features. Die Frage dabei ist nur, machen dich all die Features produktiver oder sind es tolle Spielereien?

Wie siehst du das? Hinterlasse deine Meinung dazu doch in den Kommentaren.

Bis dahin keep going!

Evernote 101 – das papierlose Büro

Evernote 101 – das papierlose Büro

Blog, Evernote 101

Hier kommt der vierte Teil meiner Evernote Artikelserie. Diesmal geht es um die Königsklasse im Umgang mit Evernote. Das papierlose Büro.

Hier sind die anderen Artikel der Serie


Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


Für alle Lesefaulen oder Vielbeschäftigten. Don’t Worry! Ich habe unten nochmal alles in einer Grafik zusammengefasst.


 

Damit du dein Büro auf ein papierloses Format umstellen kannst, benötigst du natürlich eine Option als Grundlage des ganzen.

Wieso habe ich mich für Evernote entschieden?

Ich bin und war schon immer jemand, der sehr viel wert auf Optik gelegt hat. Wenn ein Programm, ein Gerät oder ein Betriebsystem von der Optik her nicht überzeugt, werde ich es eher nicht verwenden.

Evernote hat in diesem Bereich alles für mich richtig gemacht. Dazu kommt, dass ich mit meinem Einstieg in die Blogosphäre (damals nur lesen) an jeder Ecke mit Evernote konfrontiert wurde.

Ganz entscheidend waren zwei Schlüsselmomente für mich in Bezug auf Evernote.

  1. Die simple Umsetzung des papierlosen Büros mitsamt Oberfläche (Evernote) und Scanner (Scannable).
  2. Als ich 2015 als AppleCare Advisor gearbeitet habe, konnte ich in der Programmliste des iMacs Evernote entdecken. Ich war zu dieser Zeit sehr unzufrieden mit der Apple-internen Wissensdatenbank. Weil ich zu dieser Zeit bereits die geniale Evernote Suchfunktion kannte, beschloss ich kurzerhand eine eigene Wissensdatenbank zusammen zu bauen. Das funktionierte So gut das ich Hier einen Artikel dazu verfasst habe.

So nachdem wir das geklärt haben gehts gleich weiter.

Was bietet Evernote mir für das papierlose Büro?

Ich weiß, ich weiß. Wir haben Spezialisten die in Ihrem Büro eine Ordnerstruktur besitzen die der Unternehmensstruktur eines MLM-Unternehmens ähnelt. Ich bitte dich an dieser Stelle diese Struktur zu überdenken. Falls nicht gibt es auch dafür eine Lösung.

Insgesamt gibt es drei Methoden deine Dokumente in Evernote abzulegen.

Notizbücher

Die Notizbücher jn Evernote ähneln Ordnern wie du sie auf deinem PC (oder vielleicht auch Mac) hast. Der einzige Unterschied dabei ist, dass du alle deine Notizbücher zu Stapeln zusammenfügen kannst. Somit hast du eine sehr smarte Hierarchie von 2 Ebenen.

Ich habe mein Büro von Anfang an so organisiert. Ich bin mit der Methode bisher sehr zufrieden gewesen.

Die Struktur habe ich folgendermaßen organisiert:

  • Ein Stapel mit der Bezeichnung „papierloses Büro“
  • Ich habe mehrere Notizbücher, je nach Themenbereich, in dem Stapel untergeordnet
  • Zu den Notizbüchern gehören zum Beispiel „Finanzamt“, „Krankenakte“ oder „Rechnungen“.

Besonders für den Umstieg auf das papierlose Büro ist diese Möglichkeit sehr zu empfehlen. Du kannst dich von der Struktur her nah an deiner alten papiergebundenen orientieren.

Schlagwörter

Die Nutzung von Schlagwörtern ist, zumindest für mich, eher unterdurchschnittlich ausgeprägt. Zu sehr ist die Strukturierung mit Notizbüchern im Kopf verankert.

Ich habe Schlagwörter bisher nur in zwei Fällen benutzt. Für die Apple Wissensdatenbank und für meine Steuer. Sehr praktisch wenn du alle Unterlagen die dafür wichtig sind einfach mit dem Tag „Steuer 2015“ oder dergleichen versiehst.

Ich habe vor kurzem einen sehr interessanten Artikel gelesen in dem die Verwendung von Tags (Schlagwörtern) in Kombination mit dem papierlosen Büro Verwendung findet. Ich dachte zuerst, dass ich mich verlesen habe.

Nach weiterem Lesen und einem entscheidenden Punkt war mir der horrende Vorteil von Tags bewusst. Du hast eine weitaus höhere Strukturhierarchie. Das heißt, dass du mit Hilfe von Tags die Struktur nachbauen kannst die du eventuell auch in deinem papierbasierten Büro hast oder hattest.

Diese Methode baut allerdings auch darauf auf lediglich 3 Notizbücher zu führen. Die Inbox (Die absolut jeder haben und dieses als Standardnotizbuch ausgewählt haben sollte), das Archiv und die Bibliothek. Jede Notiz die du für weitere Verwendung aufbewahrst landet in der Bibliothek. Dort werden sich also der größte Teil deiner Notizen befinden. Das Archiv enthält alle Notizen die nicht mehr benötigt werden beziehungsweise keine genaue Beachtung mehr brauchen. Und die Inbox, ganz klar bekommt alles zuerst damit die Notiz weiterverarbeitet werden kann.

Die intelligente Benennung

Das letzte Struktursystem, welches ich dir vorstellen möchte dreht sich lediglich um die Benennung der Notizen. Dabei ist es wichtig deinen Notizen eindeutige und schnell definierbare Bezeichnungen zu geben.

Der Hauptfaktor liegt hierbei auf der brillanten Suchfunktion von Evernote. Den es geht bei dieser Option darum die Notizen nach einem System zu benennen, sodass du jedes gewünschte Dokument umgehend finden kannst.

Ich bin der Meinung, dass diese Methode die aufwendigste und zugleich unnötigste ist.

Fazit

Zum Schluss möchte ich dir nochmal meine Meinung zu den Methoden oben näher bringen.

Besonders für den Start finde ich die Notizbücher Methode am besten. Du kannst sehr einfach deine vorhandene Struktur übernehmen. Desto größer jedoch dein Evernote Konto wird umso mehr empfehle ich dir auf die Schlagwort umzusteigen.

Letztlich musst du es natürlich für dich selbst entscheiden, nach meiner Erfahrung jedoch bin ich mir sicher, dass auch du über kurz oder lang zu den Schlagwörtern tendieren wirst.

Wie versprochen hast du jetzt nachfolgend noch die Grafik.

Bis dahin keep going!

 

Evernote 101 – papierloses Projektmanagement

Evernote 101 – papierloses Projektmanagement

Blog, Evernote 101

Heute reiht sich der dritte Teil meiner Evernote Artikelserie ein und gibt dir einen Überblick wie du ein papierloses Projektmanagement mit Evernote aufstellen kannst. Zudem nehme ich mit diesem Artikel an der Blogparade zum Thema App-Empfehlungen für Smartphone und Tablet teil.

Ich möchte dir heute zeigen wie ich alle meine Projekte in Evernote manage und wieso ich Evernote anderen Projektmanagement Tools vorziehe.

Continue reading „Evernote 101 – papierloses Projektmanagement“

Evernote 101: Das CRM-Light

Evernote 101: Das CRM-Light

Blog, Evernote 101

heute stelle ich dir den 1.ten Teil über meine Evernote Artikelserie vor.


Artikel 1 – Evernote als CRM-light nutzen

Artikel 2 – Evernote als digitale Bibliothek nutzen

Artikel 3 – Evernote für ein papierloses Projektmanagement nutzen

Artikel 4 – Evernote für ein papierloses Büro nutzen

Artikel 5 – Evernote für dein Aufgabenmanagement nutzen

Artikel 6 – Evernote für dein Blogbusiness nutzen

Artikel 7 – Evernote als Newsletter-Management-Zentrale nutzen (coming soon)

Artikel 8 – Evernote im Eventmanagement einsetzen (coming soon)


 

Evernote ist 2008 als Programm für Notizen und deren durchdachte Archivierung entwickelt worden. Mit der zunehmenden Digitalisierung konnte Evernote für immer mehr Bereiche genutzt werden.

Neben der simplen Ablage von Notizen ist Evernote in den letzten Jahren vor allem dafür bekannt geworden, dass immer mehr Prozesse digitalisiert werden können. Der Vorteil dabei ist der minimierte Nutzen von Papier. Ein praktisches Beispiel ist dafür das papierlose Büro. Die Option Kundendaten und Prozesse in Evernote abzubilden hat mehrere Vorteile.

Neben der herausragenden Suchfunktion, wird die Chance gegeben lediglich ein Programm zu nutzen, was denn Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter minimiert und auch den Verwaltungsaufwand verringert.

 

Ein CRM mithilfe von Evernote nachbilden.

Die Anforderungen an ein gutes CRM sind hoch. Besonders wichtig ist jedoch die Usability für den Mitarbeiter um den Kunden optimal und effizient betreuen zu können.

In vielen Unternehmen kommt es vor, dass Daten verloren gehen oder nicht mehr aufgefunden werden. Gespräche oder Vereinbarungen mit den Kunden können nicht ausfindig gemacht werden. Wenn jedoch alle Daten, Gespräche und Notizen zu einem Kunden mit 2 simplen Begriffen gefunden werden können verringert dies den Arbeitsaufwand. Der Kundenbetreuungsprozess wird somit um einiges optimiert.

Potenzielle Kunden, auch Leads genannt, können in einem Notizbuch mit dem Titel „Leads“ erstellt werden. Sämtliche Notizen zu den Leads werden in diesem Notizbuch hinterlegt. Um schnell alle Notizen eines Leads ausfindig zu machen versehen wir diese mit entsprechenden Schlagwörtern. Diese können zum Beispiel (CRM – Name des Kunden – Kundennummer) lauten. Sobald man nach der Kundennummer oder dem Namen sucht kann man sich alle Notizen mit diesem Schlagwort anzeigen lassen.

Sobald ein Lead gesaved ist, können seine gesamten Notizen in das Notizbuch „Customer“ wandern. Bei größeren Kundenstämmen kann man auch diverse Notizbücher erstellen wo nur bestimmte Buchstaben gespeichert werden.

Beispiel: Customer A-D, Customer E-H usw.

Mithilfe des Work Chats lassen sich sogar Unterhaltungen mit den Kunden führen, sodass auch Notizen auch schnell bearbeitet werden können. Besonders praktisch wenn man beispielsweise einen Vorschlag oder ein Angebot für den Kunden hat, welches man direkt über den Work Chat freigibt.

Weitere Anwendungsbeispiele

Im Unternehmen können solche Notizbücher auch für Mitarbeiter geführt werden, sodass die Personalakte jederzeit schnell erreichbar ist. Außerdem besteht somit die Möglichkeit Zielvereinbarungen abzuspeichern und mit einer Erinnerung zu versehen um vereinbarte Deadlines immer im Blick zu behalten.

Ich hoffe euch hat dieser Artikel gefallen. Bei Anregungen, Fragen oder Kritik fühlt euch eingeladen Kommentare zu hinterlassen.

Bis dahin lass es dir gut gehen