Erlange absolute Freiheit und ultimative Ordnung und Struktur, indem Du ein papierloses Büro mit Evernote umsetzt.

Anmerkung: Durch den Eintritt von Evernote in das Privacy Shield, kannst Du getrost auch auf unternehmerischer Basis mit Evernote arbeiten. Das einzige was Du weiterhin nicht machen darfst, sind Personalakten in Evernote zu speichern.

Gehen wir aber Schritt für Schritt vor.

Das papierlose Büro – Vorteile

In direkten Worten bietet Dir das papierlose Büro Freiheit.

Ein weiterer Vorteil, den Dir das papierlose Büro bietet:

Du findest und suchst nicht mehr!

Stell Dir einmal vor, welch eine Zeitersparnis auf Dich zukommt, wenn Du nicht mehr in überfüllten Aktenordnern nach Dokumenten suchen musst, sondern lediglich den Suchbegriff in ein Suchfeld eintippst und wenige Sekunden später das Dokument parat hast.

Somit bietet Dir das papierlose Büro nicht nur Einsparungen für Lager- und Mietkosten. Auch Dein Stresspegel wird massiv reduziert, weil Du wichtige und dringend benötigte Unterlagen jederzeit findest und benutzen kannst. Außerdem können keine Unfälle mit Kaffeeflecken, Wasser oder anderen Flüssigkeiten mehr passieren.

Die Unterlagen werden digitalisiert und sind fortan zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erreichbar. Die Unterlagen auf Papier können grundsätzlich vernichtet werden bis auf einige Ausnahmen, die du hier finden kannst.

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Das papierlose Büro -Die Umsetzung

Vorteile hin oder her, die Frage ist, wie das papierlose Büro umgesetzt werden kann.

Am effizientesten kannst Du das papierlose Büro mit einem 3-Schritt-System umsetzen und führen.

Wichtig ist hierbei nur eine Sache am Anfang. Du benötigst eine digitale Inbox für die Umsetzung. In dieser digitalen Inbox werden alle gescannten Dokumente untergebracht und warten auf den nächsten Schritt.

Jetzt aber zum 3-Schritt-System.

Schritt 1: Unterlagen sammeln

Alle Unterlagen, die Du erhältst, werden in einer physischen Inbox gesammelt. Die Erledigungen für die Post setzt du dir gemäß deinem Zeitplan und der freien Zeit.

Die Unterlagen ,die nach der Erledigung weder archiviert werden müssen und innerhalb von 2-5 Minuten erledigt werden, können sofort umgesetzt werden und landen nicht in der Inbox.

Schritt 2: Unterlagen scannen

Alle zu scannenden Unterlagen aus der Inbox werden einmal in der Woche vollständig eingescannt. Hierfür nimmst Du Dir an dem entsprechenden Tag einen Zeitblock, den Du für diese Aufgabe blockierst.

Gescannt werden die Unterlagen direkt in Deine digitale Inbox

Schritt 3: Unterlagen sortieren

Nachdem alle Unterlagen in die digitale Inbox gescannt wurden, sortierst Du sie in die richtigen Ordner.

Die Umsetzung des papierlosen Büros in Evernote

Mit Scannern wie dem Fujitsu Scansnap oder den Scanapps Scanbot oder Scannable kannst du direkt in die Inbox von Evernote scannen.

Die Inbox von Evernote ist Dein Standardnotizbuch. Dieses empfehle ich Dir als Inbox zu Kennzeichen indem Du !Inbox als Titel nimmst. Somit erscheint es in Deiner Notizbuchliste als erstes.

Du leerst Deine Inbox mit allen gescannten Dokumenten einmal die Woche.

Hierfür kannst Du in Evernote 3 Varianten einsetzen.

Variante 1: Die smarte Bezeichnung

Du nutzt eine einmalige Bezeichnung für Deine Dokumente. Fortan findest Du Deine Dokumenten dann durch die Eingabe der richtigen Wörter in Evernote.

Hierfür solltest Du ein bestimmtes System benutzen, von dem Du nicht abweichst.

Variante 2: Die Notizbücher

Du kannst Dir mithilfe von Notizbüchern eine Struktur ähnlich der papierbasierten Version in Deinem Aktenschrank machen.

Hierbei musst Du beachten, dass Evernote nur Notizbücher und Stapel anbietet und somit eine tiefere Hierarchie nicht möglich ist.

Variante 3: Die Schlagwörter

Wenn Du eine tiefe Hierarchie benötigst und nicht mit einem Team arbeitest empfehle ich Dir das papierlose Büro mit den Schlagwörtern in Evernote umzusetzen.

Hierbei sortierst Du die Notizen ähnlich wie bei den Notizbüchern anhand des Vorbildes in Deinem Aktenschrank und kannst auch Hierarchisch besser agieren.

Wenn Du gerne mehr Anwendungsmöglichkeiten für Evernote haben möchtest kannst Du hier mein Buch: Evernote 101 – Start Smart! Erwerben!

Evernote 101 - Evernote Vorlagen und praktische Anwendungsfälle
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Die Schlagworthierarchie

Ich habe mit der Zeit die Verwaltung der Notizen nach Schlagwörtern als effektivste Methode wahrgenommen.

Leider hat Evernote keine Funktion in der Hierarchie. Du kannst zwar eine abbilden, diese aber nicht sinnvoll nutzen. Wenn Du beispielsweise eine Notiz mit dem Schlagwort Steuern 2013 versehen hast, wird diese in deiner Hierarchie sicher auch unter Steuern – Finanzen vorkommen. Leider kannst Du die Notiz aber nicht finden, wenn Du nur in dem Schlagwort Finanzen suchst.

Hier gibt es dennoch eine Lösung, wodurch die Schlagworthierarchie möglich wird.

Die Lösung heißt Filterize und ist ein Automatisierungsdienst, den Du in mit Deinem Evernote Konto verbinden kannst. Im Nachhinein kannst Du über Filterize die Schlagworthierarchie aktivieren.

Zur Funktion:

Filterize ergänzt in diesem Fall Deiner Notiz, die mit dem Schlagwort Steuern 2013 versehen ist, die Schlagwörter Steuern und Finanzen.

Wenn Du Filterize gerne testen möchtest, schau einfach hier vorbei!

3 Comments

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