Ein papierlos Experiment kann ein erster Schritt in Richtung eines effizienten Unternehmens sein. Grund genug sich einmal mit dem Thema des papierlosen Büros in Form von einem papierlos Experiment zu beschäftigen.

Ein papierlos Experiment als erster Schritt zur Effizienz
Ein papierlos Experiment als erster Schritt zur Effizienz

Ein papierloses Büro kann die Effizienz deines Unternehmens maximal steigern. Du optimierst administrative Prozesse, kannst die unproduktive Kommunikation durch eliminieren des Faktors “suchen” optimieren und kannst Onboardingprozesse künftig effektiver und koste effizienter gestalten.

Papierlos Experiment klein starten

Woran scheitern viele Optimierungsmaßnahmen?

An der falschen Herangehensweise. Oftmals werden solche Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz nicht teilweise und in effektiven Teilschritten umgesetzt.

Vielmehr besteht ein lange ausgearbeitetes Konzept über alle zu optimierenden Vorgänge. Am Stichtag der Einführung wird mit aller Kraft und Druck dafür gesorgt, dass das Konzept umgesetzt wird.

In Unternehmen führt dies oft zu Verärgerung, demotivation und einem rapiden Einbruch der Produktivität. Das wiederum schlägt sich auf die Laune der Führungsebene aus.

Es wird Geld verbrannt.

Viel Geld und das besonders schnell!

Die Maßnahme wird also schnellstmöglich beendet und versucht rückgängig zu machen. Das kostet wieder Nerven, Geld und Unmut bei den Mitarbeitern.

Eines muss hierbei beachtet werden, solche Maßnahmen werden oben aufgrund von Tabellen und Zahlen entschieden und dann auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgeführt.

Wie kannst du so einen Verlauf also verhindern?

Fang klein an.

Papierlos Experiment vorbereiten

Ein papierlos Experiment sollte natürlich nicht einfach so, planlos und ohne System gestartet werden.

Es gilt also die richtige Vorbereitung anzugehen. Zuerst einmal sollte für klar sein, dass Papier Tabu ist, während der Arbeit.

Notizbücher, Schmierzettel und das Ausdrucken von E-Mails und weiteren Dokumenten ist nicht zulässig.

E-Mails sollten grundlegend nicht ausgedruckt werden und auf ein Minimum reduziert werden. Gleichzeitig geht es darum alle Posten für die du bisher Papier gebraucht hat durch digitale Hilfsmittel zu ersetzen.

Die Software aussuchen ist also ganz klar der nächste Punkt auf der Liste für die Vorbereitung. Gehen wir nur noch einmal kurz die typischen Merkmale durch in denen du eventuell Papier nutzt.

Unterlagen müssen organisiert werden. Das bedeutet Notizen zu deiner täglichen Arbeit, sowie Aufgaben, Termine und Gesprächsnotizen landen alle gut und gerne auf kleinen Zetteln. Post-Its zum Beispiel. Sehen wir uns einmal die Alternative an.

Evernote ist das Tool meiner Wahl. Ich kann es dir wärmstens empfehlen. Ich habe hier auch einen Artikel geschrieben indem ich dir die Umsetzung des papierlosen Büros mit Evernote zeige.

Die meisten Abläufe die über Papier laufen, kannst du in Evernote digital darstellen.

Ob es sich dabei um das digitalisieren von eingehenden Dokumenten handelt oder um die Option geht Aufgaben aufzunehmen, zu verwalten und somit effizient zu managen. Evernote bietet diese Möglichkeit.

Wenn du mehr über Evernote und die Nutzungsweise erfahren möchtest habe ich hier zwei passende Bücher für dich. Der Einstieg mit Evernote 101 und wenn du es dann schon etabliert hast wird dir Evernote – The Next Level weiterhelfen.

Im nächsten Schritt geht es darum eine Struktur zu erschaffen. Diese ist wichtig um zu wissen wo deine digitalisierten Dokumente hinsollen. Auch einen Ort für anfallende Aufgaben, die Bearbeitung und das Archiv für alle Informationen sollten grob geplant und vorhanden sein.

Wenn du es wirklich schlank und minimalistisch halten willst empfehle ich dir folgende Struktur:

Inbox
Cabinet
Archiv

Bei dieser Struktur kommen alle eingehenden Notizen in die Inbox. Egal ob Ideen, Aufgaben ist Dokumente. Alles kommt zuerst in die INBOX und wird dann weiter bearbeitet.

Die weitere Bearbeitung heißt in diesem Fall, zu prüfen ob die Notiz, oder das Dokument weiter bearbeitet werden muss. Wenn dies nicht der Fall ist die von der Inbox direkt in das Archiv.

Alles was eine weitere Bearbeitung benötigt wird ob das cabinet geschoben. Und genau das ist auch dein neuer Schreibtisch. Alles was zu erledigen ist, ist hier vorhanden.

Die Vorbereitung ist abgeschlossen. Schauen wir uns im nächsten Schritt an wie du direkt mit der Umsetzung starten kannst.

Papierlos Experiment starten

Das Papierlos Experiment ist nicht umsonst ein Experiment. Es geht darum zu testen, ob diese Form des Arbeitens und Lebens zu dir passt. Um das zu überprüfen brauchst du eine schnelle Möglichkeit zum Testen. Um ab sofort starten zu können zeige ich dir einmal meinen 3S-Workflow mit dem du problemlos, ob Experiment oder bereits den Willen zur Umsetzung, dein papierloses Büro auf die Beine stellst ohne lange vorher planen zu müssen.

Ein Hinweis noch zu deinem Papierlos Experiment. Das es sich hierbei nur um ein Papierlos Experiment handelt, solltest du den gesamten Vorgang 30 Tage ausführen. In dieser Zeit kriegst du einen guten Eindruck davon, ob sich ein langfristiger Umstieg lohnt und hast, sollte dem so sein, bereits eine gut etablierte Routine die sich somit wesentlich leichter in eine Gewohnheit umwandeln lässt.

Papierlos Experiment mit dem 3S-Workflow

Dein papierlos Experiment braucht 3 Schritte.

Sammeln, scannen und sortieren.

Schauen wir uns an, was du genau in jedem der einzelnen Schritte tun solltest.

Sammeln:
Du solltest dir für das Papierlos Experiment eine Dokumentenablage besorgen, die ausschließlich für das sammeln von Papierdokumenten ist. Da es sich hier nur um ein 30-tägiges Papierlos Experiment handelt, verkürze ich den ursprünglichen 3S-Workflow etwas. Den gesamten Tag über sammelst du alle Dokumente die anfallen und legst sie in die Ablage. Eines ist hierbei noch wichtig. Wenn ein Dokument deine Aufmerksamkeit benötigt, weil es erledigt werden muss, dann erledige es. Bei allen anderen Dokumenten fährst du normal fort.

Scannen:
Jeden Abend, zum Feierabend hin, nimmst du dir die Ablage vor und scannst alle Dokumente ein die dort vorhanden sind. Wichtig hierbei ist die vorherige Vorbereitung. Du hast ein digitales Ablagefach in welchem du alle eingescannten Dokumente ablegst. Beim scannen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder hast du einen stationären Scanner der entsprechend schnell arbeitet oder du greifst auf dein Smartphone mit der passenden App zurück. (Evernote hat einen integrierten Scanner) Das sammeln und scannen aller Dokumente in einem Rutsch soll die Unterbrechung während des Tages verringern, damit du dich aktiv auf deine Tätigkeit konzentrieren kannst ohne bei jedem Dokument direkt zum Scanner zu rennen oder dein Smartphone zu zücken.

Sortieren:
Der letzte Schritt geht um das Sortieren. Du hast in der Vorbereitung bereits meine Empfehlung gelesen. Du solltest alle gescannten Dokumente also in der Inbox haben. In diesem letzten Schritt gehst du jedes Dokument einzeln durch und verschiebst es entweder in das Archiv wenn keine weitere Bearbeitung mehr erfolgt oder in das Cabinet und terminierst das digitale Dokument zur Bearbeitung.

Fazit

Das papierlos Experiment noch einmal kurz zusammengefasst:

Schritt 1: Klein anfangen
Schritt 2: Vorbereitung mit der richtigen Software
Schritt 3: Erstelle eine Struktur zur Ablage. Meine Empfehlung: Inbox – Cabinet – Archiv
Schritt 4: 3S-Workflow anwenden zur Umsetzung
Schritt 5: Das ganze für 30 Tage durchhalten
Schritt 6: Fazit zum Experiment ziehen und entscheiden ob eine Umsetzung erfolgt oder nicht.

Zum Abschluss möchte ich noch eine Sache sagen. Wenn du ein Papierlos Experiment startest, kannst du dich öffentlich dazu bekennen indem du in den sozialen Netzwerken den Hashtag #papierlosexperiment verwendest. Wenn du mich dann noch mit @merlinmechler verlinkst kann ich sehen wenn du am Start bist. Natürlich unterstütze ich dich bei Fragen oder Problemen.


 

3 Comments

  1. Pingback: Was bedeutet Effizienz? | Merlin Mechler

  2. Sladjan Lazic 21. August 2018 at 10:11

    Hallo Merlin,

    ein sehr nützlicher und cooler Artikel.

    Selbst bin ich seit 2014 papierlos, Steuererklärung mit Elster-Online, Rechnungen werden als PDF verschickt und sonst 99 Prozent der Arbeiten ohne Papier erledigt.

    Leider ist es aber so, dass viele Behörden und Krankenkassen weiterhin alles schön in Papier haben wollen. Hier ist noch kein Wandel weit und breit zu sehen. Aktuell habe ich den Antrag auf die freiwillige Krankenversicherung in PAPIER vorliegen. Warum das alles in 2018 nicht online beantragt werden kann, verstehe ich nicht.

    Den elektronischen Personalausweis gibt es seit 2011, die Kartenlesegeräte sind mit ca. 30 bis 40 Euro zu bekommen und die Installation mit der AusweisApp auch nicht so kompliziert.

    Selbst unter Linux läuft mein Kartenlesegerät.

    Die traurige Wahrheit ist, man kann sich selbst ein papierloses Büro einrichten, aber eine papierlose Gesellschaft sind wir noch lange nicht. 🙁

    Viele Grüße
    Sladjan

    Reply
    1. Merlin Mechler 21. August 2018 at 11:47

      Hey Sladjan,

      die fehlende papierlose Gesellschaft ist wirklich ein Problem. Daher ist es wichtig mit gutem Beispiel voran zu gehen und dadurch Teil der Bewegung zu werden die dafür sorgen wird, das auch in Deutschland ein papierloses Büro immer mehr umgesetzt wird.

      Es geht vor allem auch um die Vorteile, die man in der eigenen Administrativen Funktion erreicht. Natürlich kann es mit externen Stellen noch nicht 100% effizient Ablaufen.

      Aber es wird. 🙂

      Reply

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