Die 8 Geheimnisse die du für Spitzenleistung im Job kennen solltest

Die 8 Geheimnisse für ein unglaublich gutes Zeitmanagement beschäftigen sich mit deinem Arbeitsplatz, dem Umgang mit Arbeit und dem Wandel deines Mindsets zum besseren.
Zeitmanagement ist ein essentieller Punkt, wenn du mehr Zeit und gleichzeitig weniger Stress haben willst. Du lernst deine Zeit und somit auch dein Stresslevel zu managen und zum positiven für dich einzusetzen.
Wenn du das volle Potenzial der 8 Geheimnisse ausreizen willst, dann solltest du dir jedes der Geheimnisse ständig vor Augen führen.

Klarheit – Entrümpeln

Klarheit ist der Faktor, der es dir ermöglicht Innovation und Kreativität in dein Leben zu bringen und zu halten.
Mit der Entrümpelung startest du die Sache um dich von Müll und unwichtigen Sachen zu verabschieden und baust gleichzeitig ein entrümpelndes System für die Zukunft, damit du direkt entscheiden kannst ob ein Gegenstand oder eine Sache relevant ist und behalten wird oder weggeworfen werden kann.
Wenn du mehr über die Entrümpelung wissen willst und mein 3-Haufen-Prinzip dafür kennenlernen willst, dann schau hier vorbei. (Link zu einem Artikel für Entrümpelung)

Planung – Immer auf Kurs bleiben

Betrachten wir den Punkt Planung aus einer anderen Perspektive um die Wichtigkeit dieses Geheimnisses klarzustellen.
Wenn du mit einem Schiff im Wasser unterwegs bist brauchst du eines um zu überleben. Eine Karte. Und somit einen Plan wo du bist und wo du hin willst. Im besten Fall auch noch mit Zwischenstopps auf dem Weg zum Ziel.
Planung ist also der Punkt, der dir eine Karte an die Hand geben soll mit der du immer auf Kurs bist und wodurch du immer weißt, was als nächstes getan werden muss.
Für eine solche Planung solltest du einen Lebensplan erstellen um Klarheit darüber zu haben was du in deinem Leben erreichen willst und wo du stehen willst. Daraus kannst du dir feste Ziele ableiten und diese passend herunterbrechen um Meilensteine zu erschaffen. Typische Meilensteine sind Jahres-, Quartals-, und Monatsziele.

Prioritäten – Wichtig oder dringend?

Wenn du einen Plan hast geht es darum alle Aufgaben zu notieren die anfallen werden. Um Überforderung zu vermeiden ist es wichtig zwischen Wichtig und Unwichtig zu entscheiden.
Genauso wie die Einstufung der Dringlichkeit. Genau hier setzen Prioritäten an. Sie zeigen dir was du als nächstes tun musst um weiterzukommen.
Das vermutlich bekannteste Modell zur Erfassung von Prioritäten ist die Eisenhower Matrix. Hierbei werden alle anfallenden Aufgaben in einen von vier Quadranten verteilt.
Die Quadranten stehen hierbei für:

– Wichtig und dringend
– Wichtig aber nicht dringend (Das WAND-Prinzip)
– Nicht wichtig aber dringend
– Nicht wichtig und nicht dringend
Kurz erklärt sollte der effizienteste Umgang, also wenn alles strukturiert und organisiert läuft wie folgt aussehen.

Quadrant 1
Plane hier eine oder höchstens 2 Aufgaben ein. Die Aufgaben werden als erste angefangen und beendet. Du solltest absolut darauf achten nicht mehr als die maximal Anzahl an Aufgaben hier abzulegen um eine Überforderung oder Verzettelung zu verhindern.

Quadrant 2
In diesem Bereich sollten sich deine täglichen Aufgaben abspielen. Alles was wichtig ist, dich deinen Zielen näher bringt, aber keine Dringlichkeit besitzt kommt hierhin und wird bearbeitet sobald du mit dem ersten Quadranten fertig bist.

Quadrant 3
Hier kommen alle Aufgaben mit einer Deadline hin die erledigt werden muss, bei der die Arbeit aber nicht zwingend von dir erfolgen muss. Alles in diesem Quadranten wird somit delegiert und abgegeben an Kollegen und Freelancer.

Quadrant 4
In diesen Quadranten kommen alle Ideen, WÜnsche und Ziele hin, genauso wie Aufgaben und Termine die du irgendwann einmal angehen willst.
Wenn du die Liste hast nimmst du sie und vernichtest sie. Damit machst du klar wie ernst es dir mit deinen echten Zielen ist. DU setzt damit einen klaren Fokus auf das, für dich, wichtigste und selektierst zwischen deinen Zielen und unwichtigen Zielen.
Wenn etwas davon doch so wichtig ist, dass du es nicht wegschmeißen kannst oder willst, dann terminiere es und schieb es in den Quadranten 2.

Sei effektiv und effizient

Das nächste Geheimnis für ein unglaublich gutes Zeitmanagement ist die Effektivität und Effizienz.
Versuche beides in perfekter Harmomie in deinem Alltag zu integrieren und du wirst schnell erfolge sehen.
Erläutern wir die Begriffe aber zuerst einmal.
Effektivität bedeutet, auf direktem und schnellstem Wege an dein Ziel zu kommen. Das ist grundsätzlich schonmal gut. Wenn du nur Effektiv arbeitest, kann dies aber Ressourcenhungrig werden.
Um Energie, Geldschonend zu arbeiten benötigt es den Faktor der Ressourcenschonung. Und genau hier kommt die Effizienz ins Spiel.
Effizienz bedeutet, das Ziel so Ressourcenarm und mit so wenig Aufwand wie möglich zu erreichen.
Nur Effizient zu arbeiten kann dazu führen, dass deine Projekte zäh wie Kaugummi werden. Immer länger und zäher. Du reduzierst den Aufwand bis zur Stagnation. Damit das nicht passiert muss genau hier Effektivität hinzukommen.
Wenn du beides Kombinierst erstellst du für Projekte einen Plan um an das Ziel zu kommen. Eine Landkarte sozusagen. Im zweiten Schritt vereinfachst und reduzierst du um Ressourcen wie Geld und Energie zu schonen und ebenfalls schnell an das Ziel zu kommen.
Nehmen wir ein aus der Praxis. Du willst eine Reise buchen.
Der Effektivste und direkteste Weg ist ein Flug. Kostet viel, geht schnell und ist effektiv. Kaum Zeitlicher Aufwand um an das Ziel zu kommen.
Der Effizienteste Weg ist die Reise mit einem Reisebus zu unternehmen. Kostet quasi nix dauert aber eine Ewigkeit und Gemütlich ist definitiv etwas anderes.
Du erstellst also zuerst einen Plan für die Reise. Abreise- und Ankunftsort, sowie eine Liste der Punkte die du brauchst oder haben willst.
Beispielsweise Freiraum, WLAN, Viel Gepäck. Was es auch ist, schreib es auf.
Nun haben wir die beiden oben genannten Optionen bereits genannt. Die dritte Option wäre in diesem Fall die Reise mit der Bahn. Etwas mehr Freiheit als im Bus und die kosten sind in der Mitte angesiedelt. Außerdem dauert die Fahrt nur halb so lang wie mit dem Bus aber doppelt so lange wie mit dem Flugzeug.
Die Auswahl der Bahnreise wäre in diesem Fall die optimale Entscheidung um Effektivität und Effizienz miteinander zu verbinden.
Im Alltag ist es wichtig, dass du immer nach dem Weg zwischen diesen beiden Möglichkeiten suchst. Lass dich dadurch aber auf keinen Fall zu sehr in Planung oder die Zukunft ziehen.

Sei im hier und jetzt – Fokus!

Eines der wichtigsten Geheimnisse ist der Fokus. Fokus und Singletasking sind die Begriffe und Verhaltensweisen, die produktive von unproduktiven unterscheidet.
Mach dir also klar, dass du dich ausschließlich auf eine Aufgabe zeitgleich konzentrieren solltest. Um dich nicht von unnötigen Dingen unterbrechen zu lassen, solltest du feste Zeitblöcke implementieren, in denen du ausschließlich einer Thematik nachgehst. In diesem Thematischen Zeitblock erledigst du dann Aufgabe für Aufgabe ohne dich mit mehreren gleichzeitig auseinanderzusetzen.
Um dich aktiv im Fokus zu halten kannst du Hacks nutzen. Eine bestimmte Umgebung beispielsweise kann wahre Wunder bewirken. So kannst du eventuell in einem Café besser und fokussierter arbeiten als in deinem Home Office. Gerade bei unterschiedlichen Thematiken kann dieser Tipp Gold wert sein. Versuche für dich einfach die richtigen Orte für verschiedene Aufgaben herauszufinden.
Ansonsten kannst du mit Hilfe von Musik unglaubliches schaffen. Du solltest dabei darauf achten Musik ohne Lyrics zu wählen, weil du sonst bewusst oder unbewusst auf den Text achtest und somit nicht volle Leistung bringen kannst. Ich kann dir in diesem Fall elektronische Musik mit einer BPM von 128-135 empfehlen. Der Takt ist in diesem Fall im Rhythmus mit unserem Herzschlag und wirkt deshalb wie ein Adrenalin, wenn wir uns daran gewöhnt haben. Versuche unterschiedliche Musikrichtungen zu verschiedenen Aufgaben und finde die für dich perfekte Mischung. Ich versichere dir, es wird sich lohnen.

Ergebnisse – “Finish the Job”

Zeitmanagement hat auch immer etwas mit Selbstdisziplin zu tun.
In diesem Fall geht es um Ergebnisse. Du hast Struktur und Ordnung in deinem Leben und während der Arbeit.
Du hast viele tolle Ideen und startest sofort mit der Umsetzung. Aber was kommt dann?
Alle sprechen immer nur darüber das handeln, die Umsetzung, alles ist was zählt. Und dennoch bringt es dir nichts, wenn du jeden zweiten Tag eine neue tolle Idee hast und diese Umsetzt.
Die Umsetzung bringt dir nur dann etwas wenn du den Sack auch zu machst.
Finish the Job und Vergnüge dich mit den Ergebnissen.
Allerdings gibt es eine klare Sache wieder zu beachten. Fokus! Auch wenn du viele Ideen hast, kannst du nicht alle gleichzeitig bearbeiten. Aus diesem Grund notierst du die neue Ideen in einem Notizbuch oder einer App, die genau dafür da ist. Um deine Gedanken zu bewahren.
Und trotzdem muss deine Aufmerksamkeit immer nur bei einem Projekt liegen.
Gary Keller hat dieses Prinzip sehr gut in seinem Buch “The One Thing” erläutert. Schau es dir unbedingt einmal an!
Kurz zusammengefasst bedeutet es, dass du dich einem Projekt, einer Idee oder einer Aufgabe widmest. Du bleibst dann solange dran, bis die Aufgabe oder das Projekt erledigt ist. Erst dann setzt du dich an das nächste.
Somit stellst du sicher, dass du immer mit voller Leistung und ohne Ablenkung dabei bist. Deine volle Leistung kriegst du nur durch Singletasking hin.

Bewegung! – Prokrastination adé

Prokrastination.
Das Phänomen der Aufschiebenden.
Immer ganz nach dem Prinzip: “Wieso heute, wenn es auch morgen geht?”
Das Problem dabei ist oftmals Stagnation. Es findet keine wirkliche Entwicklung statt, weil wichtige Aufgaben zum weiterkommen nicht erledigt sondern aufgeschoben werden.
Um aktiv gegen Prokrastination anzugehen hast du zwei Möglichkeiten. Wichtig ist hierbei das Setzen von Prioritäten. Denn ohne Prioritäten wirrst du nur umher ohne einen klaren Weg.
Wie wir bereits wissen brauchst du für das Setzen von Prioritäten ein klares Ziel. Ob dieses Ziel in- oder extrinsisch ist, ist erstmal unwichtig.
Um jetzt gegen das Aufschieben anzugehen musst du dir nun darüber klar werden ob du die Aufgabe erledigst oder nicht. Starten wir erstmal mit den zweiten Punkt.

Du kannst oder willst die Aufgabe nicht erledigen

Du kannst oder willst die Aufgabe nicht erledigen. Es ist müßig, zehrt an deinen Kräften und macht partout keinen Spaß. In diesem Fall musst du die Priorität der Aufgabe abschätzen.
Wenn sie wichtig, vielleicht sogar dringend ist, aber du unnötig viel Zeit in die Erledigung stecken würdest und dein restliches Arbeitspensum darunter leiden würde, geht es darum jemanden zu finden an den du die Aufgabe delegieren kannst.
Such dir jemanden dessen Expertise im Bereich der Aufgabe liegt und Gib sie ab. Vermutlich geht es dieser Person ähnlich mit Aufgaben, hier kannst du aktiv in eine Kooperation übergehen und so dafür sorgen, dass ihr gegenseitig eure Schwächen ausgleicht.
Kommen wir nun zum ersten Punkt.

Du musst die Aufgabe selbst erledigen oder hast niemand zum delegieren

Hierbei ist es wichtig den benötigten Zeitaufwand zu errechnen um die Aufgabe stressfrei zu erledigen.
Nun musst du durch externe Faktoren dafür sorgen mit der Bearbeitung anzufangen. Da besonders der Start die größte Hürde darstellt, solltest du hier mit einem Mentalen Hack starten.
Der Hack heißt Die 5-Minuten Regel und bedeutet, dass du dir einen Teil der Aufgabe suchst und für nur 5 Minuten anfängst daran zu arbeiten.
Du kannst dir auch einen Timer stellen um dich zu motivieren die 5-Minuten durchzustehen.
Wenn du fertig bist und dein Timer geklingelt hat schaust du dir deine Arbeit an.
Was kannst du sehen?
Ich sage es dir.
Du hast angefangen!
Die Starthürde ist also überstanden.
Der nächste Schritt ist also weiter zu machen. Nutze die Arbeit die du bereits geschafft hast um dich zu motivieren.
Sollte das nicht helfen musst du eine weitere 5-Minuten Session anwenden.
Damit hast du dann schon ganze 10 Minuten fokussiert an der Aufgabe gearbeitet. Und wenn wir ganz ehrlich sind ist das ein Schritt in die richtige Richtung.
Im nächsten und letzten der 8 Geheimnisse sehen wir uns an, wie dir ein System helfen kann deine Spitzenleistungen auf Knopfdruck abzurufen.

Organisation – Bau ein System auf

Im letzten Schritt geht es um die Organisation. Erschaffe ein System mit dem du aktiv Spitzenleistungen abrufen kannst und somit vom Durchschnitt zum High Performer wirst.
Nimm für dein System die oberen Punkte und setz diese passend für dich zusammen, sodass du Struktur und Organisation in deinen Alltag bekommst.
Wichtig hierbei ist es, die ganze Prozedur zu verschriftlichen. Erstelle dir einen Plan für deine Aufgaben, eine Tagesplanung und auch für Prioritäten. Als nächstes sorgst du für das richtige Umfeld und hängst dir einen Zettel mit der Erinnerung an die 5-Minuten Regel an deinen Arbeitsplatz um immer wieder daran zu denken.

Jetzt bist du dran! Welche Schwierigkeiten hast du im täglichen Business? Hast du Schwierigkeiten dabei ein System zu errichten?

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