Die Arbeitsorganisation optimieren für mehr Effizienz

Arbeitsorganisation zu optimieren bedeutet, den Arbeitsplatz soweit anzupassen, das alle Mitarbeiter in Bezug auf den Arbeitsplatz und die Arbeitsweise ihr volles Potenzial entfalten können. Damit sicherst du dir nicht nur zufriedene Mitarbeiter und ein kreativeres und produktiveres Arbeitsklima, sondern steigerst gleichzeitig die Stressresistenz deiner Mitarbeiter.

 

Eine optimale Arbeitsorganisation umfasst vieles. Vor allem aber, behandelt die Arbeitsorganisation die Gestaltung effizienter und effektiver Arbeitsabläufe.

 

Ich zeige dir in diesem Artikel die Punkte die meiner Meinung nach am wichtigsten sind um schnelle Ergebnisse zu erzielen.

 

Arbeitsorganisation mit einem Tagesplan verbessern

 

Ein Tagesplan hilft dir dabei einen Überblick über deine tägliche Arbeit zu haben und gleichzeitig einen Rahmen zu schaffen um Überlastung oder Verzettelung entgegen zu wirken.

 

Hierbei gilt es jedoch ein paar Regeln zu beachten. Zum einen solltest du aktiv nur etwa 60% deines Tages verplanen um 40% für spontane Aufgaben oder dingende Notfälle freizuhalten. In Zahlen würde dies bedeuten, dass du an einem 8 Stunden Tag höchstens 5 Stunden verplanst und die restlichen 3 Stunden frei hältst.

 

Außerdem solltest du mit Pausen planen und somit direkt die Erholungsphasen mit einkalkulieren. Hierfür ist es praktisch nach Blöcken zu arbeiten damit du für jede Thematik des Tages einen einzelnen Block hast indem du dich ausschließlich mit Aufgaben des Themenblocks beschäftigst.

 

Hier kommen nun mehrere Punkte zusammen. Nutze das Pomodoro-Prinzip um einen entsprechenden Zeitpuffer nach jedem Arbeitsblock einzurichten. Wichtig hierbei ist, dass du dich in der Pause nicht mit der nächsten Arbeit beschäftigst, sondern abschaltest. Das bedeutet ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft, Kaffee machen, kurz die Augen zu machen und durchatmen oder andere Punkte die dich abschalten und innehalten lassen.

 

Arbeitsorganisation mit Vorlagen und Checklisten effizient gestalten

 

Weißt du eigentlich, wie viel Zeit du tagtäglich damit verbringst sich ständig wiederholende Aufgaben zu erledigen? Immer wieder die gleichen Texte, Formate und Schritte ausführen?

 

Es ist ein riesiges Aufkommen an Zeit die in solch administrative Arbeiten einfließt. Zeit also, dafür zu sorgen, dass sich hier etwas ändert. Das kannst du mit Vorlagen und Checklisten erreichen und somit deine Arbeitsorganisation massiv steigern. Gleichzeitig sorgen Vorlagen und Checklisten für eine gleichbleibende Qualität deiner Arbeiten.

 

Du solltest also damit anfangen für alle deine Arbeiten, die sich immer wiederholen und gleiche oder ähnliche Schritte haben, Checklisten zu erstellen, die aufzeigen wann welcher Schritt und wie erledigt werden muss. Gleichzeitig nimmst du Vorlagen zur Hilfe um Beispielsweise Schriftstücke mit einem fertigen Briefkopf, und fertigen Textbausteinen zu haben. Auch für das Bloggen kannst du durch Vorlagen eine Menge zeit sparen.

 

Wenn du einen immer gleichen Aufbau hast, und Informationen wie Keywords, Artikelbild etc zusammenträgst, kannst du hiermit viel Zeit sparen und alles an einem Ort übersichtlich und strukturiert verwahren.

 

Arbeitsorganisation am Arbeitsplatz

 

Eine gute Arbeitsorganisation am Arbeitsplatz kann dir, genauso wie Vorlagen und Checklisten dabei helfen effizienter zu arbeiten.

 

Für einen produktiven Arbeitsplatz, der deine tägliche Arbeit unterstützt und dich zu Höchstleistungen bringt hat ein paar Prinzipien die ich dir im folgenden vorstelle.

 

Alles an einem festen Ort

 

Du solltest einen klaren Überblick haben über die Sachen die du täglich mehrmals brauchst. Jeder dieser Gegenstände sollte folglich einen ganz bestimmten, festen Platz haben.

 

Dieses Vorgehen unterstützt deine Arbeit indem du kostbare Zeit gewinnst, indem du findest statt zu suchen. Mit einem Handgriff hast du das benötigte Objekt und musst du keine Sorgen mehr um Ordnung und Platz machen.

 

Das gleiche gilt übrigens auch mit digitalen Medien. Egal ob auf dem Smartphone oder deinem PC/Mac. Deine Standard Programme sollten schnell erreichbar im Dock sein. Wichtige Links kannst du mit Hilfe von Verknüpfungen auf dem Desktop hinterlegen.

 

Beispielsweise der direkte Link zu deiner Facebook Gruppe, einem Dashboard von deinem Anbieter digitaler Produkte oder dergleichen.

 

OHIO – Prinzip (Only handle it once)

 

Das OHIO-Prinzip beschäftigt sich mit dem Dokumentenmanagement an deinem Arbeitsplatz.

 

Häufig nehmen wir Dokumente für die Bearbeitung, die Sichtung von Informationen oder aufgrund von aufschieben der Erledigung mehrmals in die Hand.

 

Hier greift das Prinzip welches für Only handle it once steht. Das bedeutet, dass du ein Brief, eine E-Mail oder andere Dokumente einmal in die Hand nimmst, sie öffnest und mit der Bearbeitung anfängst. Sollte es weitere Informationen geben die du für eine andere Aufgabe benötigst, dann notierst du dir das entsprechend für die Bearbeitung.

 

Erst wenn die Bearbeitung fertig ist widmest du dich dem nächsten. Die Erledigung bedeutet, dass du die E-Mail löschst oder archivierst und auch physische Dokumente vernichtest oder, wenn es benötigt wird, archivierst.

 

Der Sinn dahinter ist es keine Aufgaben dauerhaft mit dir umher zu schleppen und aufzuschieben.

 

Bedenke! Was du jetzt nicht erledigst wirst du später trotzdem erledigen müssen, nur das du dann deine Zeit mit anderen Aufgaben verbringen solltest.

 

Minimalistisch halten, lieber weniger statt mehr

 

Noch ein letzter Punkt zum Arbeitsplatz direkt. Eine ordentliche Struktur von allen, häufig benutzten Gegenständen haben wir bereits. Nun geht es noch darum zu verstehen, das du den restlichen, hoffentlich freien Platz auf deinem Schreibtisch auch freihalten solltest.

 

Jeder Gegenstand, jedes Dokument und einfach alles, was keinen festen Platz hat, sondern nur zur Verwahrung dort verweilt, schränkt deine Kreativität und Produktivität ein. Bewusst oder unbewusst wird dein Kopf die ganze Zeit damit beschäftigt sein. Er wird versuchen eine Wichtigkeit und Dringlichkeit zu erzeugen, weil es direkt vor dir liegt.

 

Wenn du immer mal wieder Dokumente oder Briefe bekommst, die abgearbeitet werden müssen, dann stell dir eine Ablage auf deinen Schreibtisch und lege alles dort rein um es an der richtigen Zeit herauszunehmen und zu bearbeiten.

 

Somit gibst du deinem Kopf das Signal, dass die Sachen aktuell nicht von Bedeutung sind.

 

Jetzt bist du dran! Welche Tipps und Hacks zur Arbeitsorganisation kennst du? Welche nutzt du und womit kannst du gar nichts anfangen? Schreib es in die Kommentare.

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