Papierlos werden ohne Stress

Um Höchstleistungen abzurufen ist es wichtig genug freie Kapazitäten zu haben. Zeitfresser und Ablenkungen wie langes und häufiges suchen sollten unterbunden und beseitigt werden. Papierlos werden lohnt sich hiermit sogar doppelt. Deine Büroorganisation wird schlanker und du kannst gleichzeitig massiv Zeit einsparen.

Papierlos werden ist kein Hexenwerk. Dafür aber eine absolut positive Entscheidung, die dich und dein Business langfristig erfolgreich unterstützen wird.

Wenn du papierlos werden willst oder bereits versuche gestartet hast gibt es eine gute Nachricht.

Du liest diesen Artikel!

Ich werde dir zeigen und erklären, wie du ab sofort papierlos werden kannst und dabei direkt Zeit, Nerven und Papier sparst.
Du solltest papierlos werden um deine Prozesse zu verschlanken und somit effizienter zu werden.

“Du findest, statt zu suchen.”

Ich habe für den Weg in das papierlose Büro und auch als Begleitprozess eine Formel erstellt, mit der du problemlos jederzeit starten kannst.

Papierlos werden mit der richtigen Vorbereitung

 

Auch wenn ich gesagt habe, dass du sofort starten kannst, benötigst du dennoch ein paar Vorbereitungen. Diese wirst du einmal treffen und nachhaltig davon profitieren.

Als erstes benötigst du einen Scanner. Ich meine hiermit aber keinen Flachbrettscanner oder ein Multifunktions-Ungetüm. Bei mir lebt der Minimalismus und der digitale Lifestyle. Also zücke dein Smartphone, öffne den App Store (oder Play Store bei Android) und Suche nach ScanBot.

ScanBot ist die ausnahmslos beste Scanner App die ich nach Jahren des Testens von Hunderten von Apps herausfiltern konnte. Für beide Betriebssysteme ist die App gleich aufgebaut. Die Funktion ist Simpel. Du meldest dich an, verbindest ScanBot mit einem weiteren Dienst und kannst folglich alle Scans direkt dorthin senden. Und genau das ist auch der zweite wichtige Punkt an Vorbereitungen beim papierlos werden.

Papierlos werden kannst du nämlich nur, wenn du einen Ort hast, wo du deine digitalen Dokumente aufbewahrst. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Auf meinem Blog gebe ich dir hierfür genau zwei Empfehlungen die absolut klasse sind.

Fileee eignet sich hervorragend zum papierlos werden. Das Startup aus Deutschland bietet dir gleich eine vollständige Lösung für das papierlose Büro. Von einer Klasse App, in der alle digitalen Dokumente aufbewahrt werden, einer Scannerfunktion innerhalb der App und einem Hardware Paket für alle Hartgesottenen Scanner. Dieses besteht aus einer Box in der du alle gescannten Dokumente einsortieren und sofort wiederfinden kannst und dem dazu passenden Scanaufsatz für optimale Belichtung, Reichweite und kein Verwackeln.

Hier habe ich dir noch ein Video von fileee herausgesucht, damit du dir das ganze besser vorstellen kannst.

Evernote ist die absolut beste App für mich. Egal in welchem Bereich. Wenn es dich interessiert, mehr über Evernote zu erfahren, solltest du dir meine Evernote Artikel einmal genauer anschauen.

Papierlos werden mit der 3S-Formel

 

Papierlos werden geht auf zwei Wegen.

Entweder nimmst du dir genug Zeit, liest ewig viele Blogs, Ratgeber und nimmst Beratungsstunden von passenden Unternehmen.

Oder!

Du liest diesen Artikel und kannst danach direkt anfangen papierlos zu werden. Der folgende Prozess kann für den Start und den nachfolgenden Prozess genutzt werden und dauert nur wenige Stunden Aufwand pro Monat.

Mit meiner 3S-Formel gibt es, wie der Name schon sagt, nur 3 Schritte die du machen musst.

Lösen wir die einzelnen Punkte also einmal auf.

Sammeln

Für den Anfang ist es wichtig, wenn du dir einen festen Termin machst. Beispielsweise Sonntag Nachmittag um 16 Uhr. Bis zu diesem Termin sammelst du die ganze Woche über alles an Papierunterlagen.

Lege dir hierfür eine Ablage bereit um alles dort zu sammeln.

Wichtig! Nutze nur eine Ablage! Nicht mehrere aus denen du dir dann die benötigten Unterlagen zusammensuchen musst.

Jedesmal wenn du etwas per Papier bekommst passiert eines der folgenden Szenarien. Du musst direkt handeln und setzt dich mit dem Dokument auseinander. Wenn es nach der Bearbeitung vernichtet werden kann, dann tust du es direkt jetzt. Solltest du das Dokument aus diversen Gründen archivieren müssen, dann legst du es in die Ablage mit der Notiz “Bearbeitet”

So gehst du folglich mit allem um was die Woche über anfällt. Wenn dein Termin am Sonntag dann fällig wird, nimmst du die Ablage mit allen Dokumenten darin und startest mit dem zweiten Schritt.

Scannen

Es ist Sonntag, die Ablage liegt bereit. Du zückst dein Smartphone und scannst ein Dokument nach dem anderen ein. Danach verschiebst du, wenn nicht automatisch von Scanbot ausgelöst, alles in dein digitales Archiv.

Papierlos werden ist also kein Hexenwerk wie du siehst. Du musst nur starten. Mit dem scannen ist es aber noch nicht getan. Es gibt noch einen letzten Punkt den wir jetzt genauer anschauen.

Und bevor ich es vergesse. Nach dem Scannen kannst du die Unterlagen für gewöhnlich vernichten. Wenn du auf die Lösung von Fileee setzt, kannst du natürlich auch alles in der Fileeebox verstauen.

Sortieren

Im letzten Schritt geht es um die Sortierung. Alle gescannten Dokumente liegen nun in deiner digitalen Ablage. Von dort aus musst du nun alles an den passenden Ort verschieben um es bei Bedarf schnell wieder zu finden.

Fileee bietet hierfür eine hervorragende Suche aufgrund verschiedener Kriterien die nach dem Scannen abgefragt werden. Evernote kann ebenfalls mit einer grandiosen Suchfunktion glänzen.

Hier kannst und solltest du überlegen entweder Thematische Notizbücher zu erstellen, wie bei Aktenordnern oder, wenn du die Unterlagen nicht teilen musst, kannst du auch ein Zentrales Archiv erstellen und alles dort sammeln. Wichtig ist hierbei aber die smarte Bezeichnung der Dokumente, damit du im folgenden auch alles wiederfindest.

Und genau hier war es das auch mit dem papierlos werden als Prozess. Die 3S-Formel kannst du nun Wöchentlich oder täglich wiederholen. Und somit hast du keinen Stress Altbestände nachzuscannen. Du startest einfach und führst den Prozess fort. Für deine Altbestände kannst du dir entweder einen oder zwei Tage Zeit nehmen, oder du buchst entsprechende Services, denen du all die Dokumente schickst und sie diese dann für dich einscannen.

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