Prozessoptimierung: 4 Schritte für nachhaltig effiziente Prozesse

Du solltest weder im Business, noch im Prozessmanagement einen festen Status Quo setzen. Viel mehr musst du deine Arbeitsweise mit Hilfe des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) regelmäßig überprüfen und optimieren.

Langfristigen Erfolg ohne Überforderung kannst du sichern, indem du eine feste Struktur für Prozessoptimierung etablierst. Mach dir klar, dass es keinen festen Status Quo im Business gibt. Alles ist und sollte immer in Bewegung sein, damit du dich aktiv und flexibel an neue Situationen anpassen kannst.

Ich möchte dir in diesem Artikel einmal zeigen, wie du einen solchen KVP gut ausführst um so effizient wie möglich zu agieren. Das ganze ist in vier Schritte unterteilt, die du in regelmäßigen Abständen ausführen solltest.

Schritt 1 – Wiederholende Prozesse ausfindig machen

 

Für den Anfang ist es wichtig, zu Wissen, welche Prozesse sich wiederholen. Was machst du täglich, wöchentlich oder monatlich immer wieder? Was wiederholt sich und baut somit auf einer Routine oder Gewohnheit auf?

Du solltest alle Prozesse, Aufgaben und Tätigkeiten die in diesen Bereich fallen aufschreiben. Du solltest dir für diesen Schritt nicht mehr als 1-2 Stunden Zeit nehmen. Du musst auch nicht auf biegen und brechen alles finden und aufschreiben. Notiere was geht und dann weiter im Prozess, oftmals kommen einem dann auch wieder andere Ideen oder Prozesse in den Kopf, an die du eventuell nicht gedacht hast.

Schritt 2 – Wichtigkeit analysieren, lohnt die Optimierung?

 

Wenn du alle sich wiederholenden Prozesse notiert hast, geht es weiter mit der Prozessoptimierung. Du musst nun feststellen ob eine Optimierung notwendig ist oder nicht. Hierbei kommt es natürlich auch auf die Erfahrung drauf an. Du wirst Wissen, welche Prozesse gut laufen und welche nicht. Vielleicht gibt es immer wieder gleiche Aufgaben, die sich nur mühsam und langsam erledigen lassen.

Darum geht es hier.

Markiere auf deiner Liste alle Prozesse die eine Optimierung vertragen können um dann mit dem nächsten Schritt zu beginnen.

Schritt 3 – Prozess visualisieren mit Kanban

 

Für die Prozessoptimierung benötigst du Klarheit. Du musst sehen wie die Prozesse aufgebaut sind um etwas daran optimieren zu können. Hierfür kannst du dir ein Kanban Board zur Hilfe nehmen. Durch die einzelnen Spalten hast du die perfekten Eigenschaften um die einzelnen Prozessschritte zu visualisieren.

Du brauchst eine digitale Lösung für Kanban Boards, kennst dich aber nicht aus? Ich empfehle dir Trello oder Meistertask. Beides, nahezu identische Tools, die alles nötige bieten um deine Prozessoptimierung zu unterstützen.

Wie bereits gesagt, musst du nun alle kleinen Teilschritte des Prozess visualisieren. Stück für Stück.

Wenn du das für die einzelnen Prozesse erledigt hast, kannst du mit dem nächsten und letzten Schritt für die Prozessoptimierung beginnen.

Schritt 4 – Prozessschritte auf Notwendigkeit prüfen

 

Wo du jetzt alle Prozessschritte visualisiert hast und überschauen kannst, geht es nun darum zu überprüfen, welche Schritte wirklich nötig sind und welche nicht. Eventuell findest du auch Prozessschritte die ausgetauscht werden müssen oder sollten um den gesamten Prozess zu optimieren und flüssiger laufen zu lassen.

Durchlaufe diese Schritte mit jedem Prozess den du optimieren willst. Durch die Visualisierung siehst du das große ganze und kannst demnach wesentlich effektiver entscheiden was bleiben muss und was nicht.

Jetzt bist du dran! Hast du dir bereits einen Kopf um deine Prozessoptimierung gemacht? Hast du bisher Probleme dabei? Wenn du Hilfe brauchst oder Fragen stellen möchtest, solltest du in meine Facebook Gruppe kommen, dort poste ich regelmäßig Content und bin jederzeit für dich und deine Fragen da. Hier lang.

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