Wieso To-Do-Listen dir mehr nehmen als geben…

Die To-Do-Liste ist ein Werkzeug, welches ich selbst bis vor einigen Monaten als das Non-Plus-Ultra der Produktivität gesehen habe. Mittlerweile konnte ich jedoch feststellen, wie schädlich To-Do-Listen eigentlich sind und welche Alternative wirklich produktiv ist.

Kennst du das auch, du stehst morgens auf, erledigst vielleicht deine Morgenroutine, wenn du eine hast und checkst im Anschluss deine To-Do-Liste. Der Anblick, der vor dir liegenden Aufgaben, demotiviert dich gleich so sehr, dass du direkt wieder ins Bett möchtest.

Ich möchte dir einmal aufzeigen, wieso eine To-Do-Liste nicht wirklich produktiv ist und was du stattdessen nutzen solltest.

Suchtfaktor: abhaken ✅

Kennst du das Phänomen, dass du voller Freude anfängst die Punkte auf deiner To-Do-Liste zu erledigen und abzuhaken?

Jedes abhaken gibt immer wieder einen Motivationsschub und den gewissen Nervenkitzel.

Dann gibt es auch noch Apps wie Todoist, die neben dem abhaken mit einem speziellen Belohnungssystem auftrumpfen. Damals hieß es Karma, nun Produktivität.

Für jede erledigte Aufgabe bekommst du wenige Punkte und kannst langfristig verschiedene Stufen erreichen, wobei du wirklich aktiv und effektiv arbeiten beziehungsweise abhaken musst um zu den höchsten Stufen zu gelangen.

Nun gibt es genau zwei Probleme.

  1. Studien belegen, dass rund 41% unserer To-Do-Liste nie erledigt sondern immer wieder aufgeschoben wird. Somit mutiert die To-Do-Liste zu einem Friedhof, all der Aufgaben die eine geringe beziehungsweise keine Wichtigkeit, also Priorität besitzen.
  2. Jetzt wird es böse, wenn du also Zart besaitet bist kann es schmerzhaft werden. Das abhaken und damit verbundene Glücksgefühl ist genau das gleiche wie bei einem Junkie, der sich gerade den nächsten Heroinschuss oder die nächste Kokain-Line zieht.
  3. Tadaa! Eigentlich gibt es sogar noch ein Problem, sorry, aber ich wollte dich nicht direkt demotivieren. Das dritte Problem befasst sich mit dem Thema Zeit und Umfang. Es geht dabei um die uns zur Verfügung stehende Zeit. Bei einer To-Do-Liste haben wir unbegrenzte Kapazitäten. Du kannst 50000 Aufgaben und mehr pro Tag planen. Ist das möglich abzuarbeiten? Nein.

Mit diesen Erkenntnissen widmen wir uns doch einmal dem nächsten Schritt um etwas dagegen zu tun und vom To-Do-Listen Junkie zum erfolgreichen Macher zu werden.

Erfolgsfaktor: Kalender

Ok, ok.

Ich kann deine Stimme schon fast hören.

Dein Kalender ist doch nicht für deine Aufgaben geeignet. Außerdem wird der Kalender dann so unübersichtlich…

Ich kenne all diese Sprüche zu genüge.

Ich möchte dir aber zuerst einmal den größten Vorteil nennen.

Du hast einen festen und ultimativen Rahmen für den Tag, den du nicht überschreiten kannst.

Hast du das verstanden? Ich sag es nochmal

Du hast jeden Tag nur 24 Stunden zur Verfügung. Auch in Deinem Kalender sind nur 24 Stunden pro Tag.

Du hast also einen Rahmen den Du nicht überschreiten kannst.

Nun zum zweiten Punkt. Du denkst vielleicht es ist zu unübersichtlich und dadurch demotivierend.

Wenn dem so ist hast du zwei Möglichkeiten.

  1. Du dezimierst deine Verpflichtungen und Aufgaben radikal um deinen Kalender somit nicht groß zu füllen.
  2. Oder du musst einfach lernen damit klar zu kommen, dass ein Kalender dir knallhart vor Augen führt wo deine Zeit hingeht.

Nochmal eine letzte Sache zum Schluss.

Eine Motivation so zu sagen.

Die erfolgreichsten Menschen auf diesem Planeten wie beispielsweise Elon Musk, würden dich auslachen, wenn sie hören, dass du auf eine To-Do-Liste schwörst.

Ihr zentrales Tool der Produktivität ist und bleibt ihr Kalender. Sie haben einen zentralen Punkt, sehen alles und können alles planen und umsetzen.

Also dann, jetzt geht es um dich! Wann startest du endlich damit unproduktives Arbeiten hinter dir zu lassen und zu den besten zu gehören?

2 Kommentare zu „Wieso To-Do-Listen dir mehr nehmen als geben…“

  1. Mark Diekmann-Lange

    Hallo Merlin,

    es ist schon interessant, wie bei vielen Produktivblog erst die Todolisten mit Inbox Zero erst empfohlen werden und dann auf einmal der klassische Kalender wieder modern wird.

    Ich bin allerdings der Meinung, dass man weder das Eine noch das Andere als richtig oder falsch bezeichnen kann. Es gibt auch Menschen, bei denen eine elektronische Form gar nicht funktioniert.

    Den größten Fehler, den man m.E.n. machen kann ist, dass man in der Morgenroutine seine Aufgaben für den Tag checkt und das ist egal, ob das per Todo-App, Kalender oder Papier. Die Morgenroutine sollte für den guten Start in den Tag sein. Genaus falsch sehe ich es diese Sache vor dem zu Bett gehen checkt. Nein in jedem Falle sollte man seine Freizeit damit nicht belasten.

    Ich kann für mich nur sagen, dass ich seitdem ich den Todoist verwende deutlich produktiver bin, denn auch im 24h Kalender kann ich den Termin verschieben. Auch würden die Todos im Kalender von den „richtigen“ Terminen ablenken. Ich hatte auch mal die Aufgaben in Outlook probiert, was aber nicht geklappt hat.

    Wichtig ist allerdings, egal welches Hilfsmittel man nutzt, dass man es konsquent macht. Z.B. spätestens die Aufgaben nach dem max. 2. Mal wirklich abarbeitet. Klar kommen auch mal Dinge von außen dazwischen, das sollte aber nicht die Regel sein.

    Also für meine Produktivität und Wohlbefinden hat sich die Todo-Liste mit Inbox-Zero bewährt gegenüber dem Kalender oder Aufgaben.

    Insgesamt ist es aber wie immer, es muss jeder für sich entscheiden und zwischendurch muss man seine Arbeitsweise immer mal auf den Prüfstand stellen.

    In diesem Sinne freue ich mich auf Deine nächsten Beiträge

    Liebe Grüße Mark aus (noch) Bremerhaven

    1. Hey Mark,

      schön von dir zu hören ? ?

      Danke für den ausführlichen Kommentar. Und natürlich gebe ich dir Recht. Denn wie du schon sagst, ist jeder Mensch anders und somit sollten wir jede Situation individuell definieren.

      Da ich meinen Alltag so minimalistisch wie möglich halte, und somit auch die Aufgaben stark einschränke, ist es im Kalender am intuitivsten für mich. ?

      Danke nochmal für dein Feedback.

      Liebe Grüße
      Merlin

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