Wie die Alpen Methode Planungsmuffeln helfen kann!

Die Alpen Methode ist eine optimale Methode um Planungsmuffeln zu helfen ihre Unproduktivität zu überwinden. Dabei will ich das gar nicht negativ darstellen, es ist nur so, dass viele, ich gehörte auch dazu, oftmals durch fehlende Planung und Struktur an Leistung und Produktivität verlieren. Um jeden Tag eine Struktur und Planung in den Alltag zu …

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Prozessoptimierung_ 4 Schritte für nachhaltig effiziente Prozesse

Prozessoptimierung: 4 Schritte für nachhaltig effiziente Prozesse

Du solltest weder im Business, noch im Prozessmanagement einen festen Status Quo setzen. Viel mehr musst du deine Arbeitsweise mit Hilfe des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) regelmäßig überprüfen und optimieren. Langfristigen Erfolg ohne Überforderung kannst du sichern, indem du eine feste Struktur für Prozessoptimierung etablierst. Mach dir klar, dass es keinen festen Status Quo im Business …

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Papierlos werden ohne Stress

Papierlos werden ohne Stress

Um Höchstleistungen abzurufen ist es wichtig genug freie Kapazitäten zu haben. Zeitfresser und Ablenkungen wie langes und häufiges suchen sollten unterbunden und beseitigt werden. Papierlos werden lohnt sich hiermit sogar doppelt. Deine Büroorganisation wird schlanker und du kannst gleichzeitig massiv Zeit einsparen. Papierlos werden ist kein Hexenwerk. Dafür aber eine absolut positive Entscheidung, die dich …

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Das Paretoprinzip besagt, dass du 80% Output durch 20% Input erreichst und für die restlichen 20% Output 80% Input benötigst. Der Fokus sollte also auf die 20% fallen um somit mehr Arbeiten in nur einem Bruchteil der Zeit zu schaffen und gleichzeitig weniger Stress zu haben. Das Paretoprinzip wird auch als 80/20 Regel bezeichnet. Sie beschreibt das Phänomen, dass wir mit dem richtigen Einsatz unserer Zeit und Leistung den Großteil unserer Arbeit erledigen können. Faktisch führt diese Methode auf den ersten Blick zu unproduktivität, aufgrund der fehlenden 20% zur Vollständigen und perfekten Ausführung der Arbeit. In der Praxis ist es jedoch eher so, dass wir bereits mit 80% ein Ergebnis haben welches als Fertig angesehen werden kann und somit auf die restlichen 20% verzichtet werden kann. Schauen wir uns das ganze aber Mal etwas genauer an. ##Die Ursprünge des Paretoprinzips Vor einigen Jahrzehnten hat sich der Italiener Vilfredo Pareto aus Volkswirtschaftlicher Sicht mit der Verteilung des italienischen Grund und Bodens im Besitz der Bevölkerung beschäftigt. Dabei kam er zu der Erkenntnis, dass 80% des Landes im Besitz von 20% der Bevölkerung war. Aufgrund dieser Erkenntnis wurden im Laufe der Zeit weitere Studien durchgeführt die, wenn nicht all zu aktuell, alle mit dem Paretoprinzip in Verbindung stehen. So wurde ebenfalls herausgefunden, dass 80% des gesamten globalen Vermögens nur etwa 20% der Bevölkerung gehört. Ein weiteres, aktuelleres Beispiel ist, dass wir mit 20% unserer Kontakte 80% unseres gesamten Kontaktes pflegen. Diese Erkenntnisse wurden verwendet um Formeln und Arbeitsweisen für das Projektmanagement zu entwickeln und die Arbeit wesentlich effizienter und effektiver zu gestalten um den Umsatz gleichzeitig zu erhöhen. Wie kannst du das ganze nun produktiv für dich und deinen Alltag umsetzen? ##Das Paretoprinzip in der Praxis In der Praxis ist das Paretoprinzip nicht immer einfach anzuwenden. Es geht darum die 20% ausfindig zu machen, mit denen du 80% deiner Leistung erreichst. Hierbei geht es im besten Fall um Protokollierung deiner Arbeit um deine hochproduktiven Zeiten zu erfahren und darauf aufzubauen. Gleichzeitig soll das Paretoprinzip dir vor Augen führen, wie unsinnig der Weg zur Perfektion ist. Perfektion zu leben und auszuführen ist ein Virus der uns bereits in frühen Jahren in das Mindset getrichtert wird. Mach dir dabei immer eines klar. Perfektion ist subjektiv. Nur weil für dich etwas perfekt ist, muss es für einen anderen nicht so sein. Und genau deshalb hält dich Perfektion in den meisten Fällen nur auf. Das Paretoprinzip soll dir hierbei helfen zu verdeutlichen, dass du deine Arbeit zu Ende machst indem du die wichtigsten Faktoren herausfilterst und dich danach der nächsten Aufgabe widmest. Gary Vaynerchuck hat in einem seiner vielen Videos eine Weisheit dazu verfasst, die mich nachhaltig geprägt hat. "Quantität geht immer vor Qualität" Damit ist nicht gemeint, dass du Müll oder unfertiges Zeug auf den Markt wirfst. Vielmehr geht es darum einfach Ergebnisse zu liefern. Lass den Faktor Qualität in Form von Perfektion raus. Wenn du dir nun Sorgen um die Qualität deiner Arbeit machst kann ich dich beruhigen. Es ist genauso wie bei Ärzten oder Raketenwissenschaftlern. Oder auch Piloten. Sie müssen nicht perfekt sein oder Perfektion liefern. Sie müssen einfach nur ihren Job machen. Dafür haben Sie Checklisten und Leitfäden, an die sie sich halten. Somit machst du nur das, was nötig ist und hast eine gleichbleibende Qualität. ## Fazit für das Paretoprinzip Noch einmal kurz zusammengefasst: Protokolliere deine Arbeit, wenn nicht bereits getan. Visualisiere deine Prozesse und mach die Arbeitsschritte somit klar. Im nächsten Schritt suchst du anhand deiner Erfahrung die Schritte die den wichtigsten Ausschlag in Richtung Ergebnis bringen und streichst die, die kaum oder gar keinen Anteil zum Fortschritt haben. Somit verschlankst du deine Prozesse aktiv und sparst bei der Bearbeitung Zeit. Gleichzeitig hast du eine Auflistung der einzelnen Schritte bis zum Ergebnis. Wenn es dir leichter fällt, kannst du die einzelnen Punkte auch noch einmal klar und übersichtlich in Form einer richtigen Checkliste aufschreiben und somit einen klaren Prozess zur Qualitätssicherung aufstellen. Gleichzeitig lässt du somit alle unwichtigen und unnötigen Schritte aus und konzentrierst dich ausnahmslos auf das Ergebnis. Jetzt bist du dran! Welche Erfahrungen hast du mit dem Paretoprinzip? Wenn du es anwendest, wie tust du das? Schreib deine Erfahrung in die Kommentare und gib uns Impulse durch den Einblick in deinen Alltag.

Durch das Paretoprinzip die Produktivität steigern und Höchstleistungen abrufen

Das Paretoprinzip besagt, dass du 80% Output durch 20% Input erreichst und für die restlichen 20% Output 80% Input benötigst. Der Fokus sollte also auf die 20% fallen um somit mehr Arbeiten in nur einem Bruchteil der Zeit zu schaffen und gleichzeitig weniger Stress zu haben.   Das Paretoprinzip wird auch als 80/20 Regel bezeichnet. …

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Wie du das Pomodoro-Prinzip richtig anwenden lernst

Wie du das Pomodoro-Prinzip richtig anwenden lernst

Das Pomodoro-Prinzip ist die Methodik schlechthin, wenn es um effektives Pausenmanagement für mehr Leistung im Alltag und Business geht. Dennoch gibt es häufig Missverständnisse oder Unklarheiten in Bezug auf das Pomodoro-Prinzip. Grund genug, einmal genauer hinter die Aspekte des Prinzips zu schauen und zu durchleuchten, wie du optimal davon profitieren kannst.     Das Pomodoro-Prinzip. …

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Kommunikation ist und findet immer und überall statt. Ob du redest oder nicht. Auch ein Schweigen ist ein Mittel der Kommunikation. Grund genug dem Thema einmal mehr Aufmerksamkeit zu widmen und darauf einzugehen welche Methoden und Werkzeuge du für produktive Kommunikation hast. Paul Watzlawick trifft den Nagel auf den Kopf mit seiner Äußerung: "Du kannst nicht nicht kommunizieren" Wo auch immer du bist, mit wem auch immer. Es findet ständig Kommunikation statt. Mit Worten, Gestiken oder auch ganz still durch ein Schweigen. Gerade deshalb ist es wichtig einmal mehr darauf zu achten, wie du kommunizierst. Oftmals liegen Probleme, Hindernisse und Streitigkeiten in einem falschen Umgang mit Kommunikation. Ich möchte dir in diesem Artikel daher ein paar Kommunikationsmodelle vorstellen, um dir auf deinem Weg zu mehr Leistung und Erfolg zu helfen und Inspiration zu liefern. Zuerst möchte ich doch jedoch nochmal darauf hinweisen, welche Macht die Kommunikation hat. Du kannst Verletzen, trösten, motivieren und animieren. Nur durch die Macht deiner Worte. Mein geschätzter Kollege und top Kommunikationstrainer, Alexander Ellmer, hat dieses Phänomen ganz klar formuliert und als seinen Slogan in die Welt hinausgetragen. "Sprache ist Stärke!" So wahr, wie dieser Spruch ist, so kompliziert und komplex ist die Kommunikation auch gleichzeitig. Schauen wir uns einmal an wieso das so ist. ##Kommunikation nach dem Eisberg Modell Wenn du schon etwas auf meinem Blog unterwegs bist oder warst kennst du vermutlich ein Produktivitätsprinzip, welchem ich mich verschrieben habe, sehr gut. Das Paretoprinzip. Geläufiger als die 80/20 Regel. Sie besagt, dass 80% unserer Leistung durch 20% Aufwand entstehen und für die restlichen 20% ein Aufwand von 80% nötig ist. Das Eisberg Modell hat im Bereich der Kommunikation genau den gleichen Hintergrund. Wie ein Eisberg nur zu 20% sichtbar ist und gut 80% unterhalb des Wassers nicht sichtbar sind so ist es auch mit der Kommunikation. Es findet nur etwa 20% der Kommunikation aktiv und bewusst statt. Die restlichen 80% sind passiv und unterbewusst. Für die Praxis bedeutet das so viel wie, dass du, sollte ein Gespräch nicht in die Richtung verlaufen wie du es dir vorstellst oder absolut negativ verlaufen, darauf achten solltest was außerhalb der 20% aktiven Gesprächs passiert. Wie ist eure Stimmlage, wie ist eure Haltung und wie gestikuliert ihr. Das sind maßgebliche Faktoren die einen passiven Einfluss auf das Gespräch nehmen können. ##Systematische Kommunikation Vor allem im Business kann es von Vorteil sein eine systematische Kommunikation an den Tag zu legen. Das bedeutet einen besonderen Wert auf die Qualität der Kommunikation zu legen. Unnütze oder unproduktive Kommunikation wird so gut wie möglich unterlassen. Für eine systematische Kommunikation solltest du dir ein festes Konzept erstellen nachdem du vorgehst um Effizient und effektiv an die benötigten Informationen zu kommen. Ein möglicher Aufbau hierfür könnte wie folgt aussehen. Was willst du sagen/fragen? Was ist der Grund für deine Kontaktaufnahme? Welche Information möchtest du haben? Mach klar, was dein Anliegen ist und was du brauchst um so unkompliziert wie möglich eine Antwort zu erhalten. Umso klarer du diesen Punkt definierst, umso weniger wird es zu Rückfragen oder Unklarheiten kommen. Wie willst du es sagen? Bei diesem Punkt kommt es darauf an mit wem du in Kontakt trittst. So kann die Kommunikation zwischen dir und einem Kollegen eine weitaus gelassenere sein als die zwischen dir und einem Beamten aus einer Behörde. Es kommt hierbei darauf an für jedes Gespräch den richtigen Ton zu finden um auf einer Wellenlänge zu sein und ohne Missverständnisse zum Ziel zu kommen. Wo willst du Fragen? Welcher Kommunikationskanal Wann willst du eine Antwort haben? Der letzte Punkt ist wieder besonders wichtig. Welchen Kommunikationskanal willst du Nutzen? Hierbei kommt es auf unterschiedliche Faktoren an. Wie wichtig und dringend ist das Anliegen? Brauchst du sofort eine Antwort oder reicht die Benachrichtigung des anderen bereits? Ein Telefonat ist immer wertvoller, wenn es darum geht einen direkten Kontakt zu pflegen und schnell an eine Antwort zu kommen. Geht es jedoch nur um die Nachfrage über den aktuellen Stand eines Projektes solltest du beispielsweise eher zur E-Mail greifen, denn ein Telefonat ist immer eine Unterbrechung für den anderen. Mach dir das bewusst und gehe sorgsam mit der Zeit des anderen um, schließlich willst du auch, dass die anderen sorgsam mit deiner Zeit umgehen. Wenn du eine schriftliche Kontaktaufnahme startest, solltest du immer, wenn du eine Antwort benötigst, das Datum mit angeben. Somit weiß der Empfänger bis wann er zu antworten hat. Jetzt bist du dran! Welche Tipps kennst du um die Kommunikation im Business effizienter zu gestalten? Schreib deine Erfahrung in die Kommentare!

Kommunikation als Mittel um deine Produktivität zu steigern

Kommunikation ist und findet immer und überall statt. Ob du redest oder nicht. Auch ein Schweigen ist ein Mittel der Kommunikation. Grund genug dem Thema einmal mehr Aufmerksamkeit zu widmen und darauf einzugehen welche Methoden und Werkzeuge du für produktive Kommunikation hast. Paul Watzlawick trifft den Nagel auf den Kopf mit seiner Äußerung: “Du kannst …

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Die Arbeitsorganisation optimieren für mehr Effizienz

Arbeitsorganisation zu optimieren bedeutet, den Arbeitsplatz soweit anzupassen, das alle Mitarbeiter in Bezug auf den Arbeitsplatz und die Arbeitsweise ihr volles Potenzial entfalten können. Damit sicherst du dir nicht nur zufriedene Mitarbeiter und ein kreativeres und produktiveres Arbeitsklima, sondern steigerst gleichzeitig die Stressresistenz deiner Mitarbeiter.   Eine optimale Arbeitsorganisation umfasst vieles. Vor allem aber, behandelt …

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Mit der 1-3-5 Regel erfolgreich durch den Tag

Bei der Tagesplanung geht häufig viel Zeit verloren, du musst überlegen welche Aufgaben du alle zu erledigen hast, alles notieren, danach sortieren und strukturieren und letztlich mit Prioritäten versehen. Mit der 1-3-5 Regel geht dieser Prozess wesentlich einfacher und ist in einem fertigen Rahmen um Überforderung und Verzettelung zu vermeiden. Bei der Umsetzung dieser Methode …

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Die Priorität als wichtigstes Werkzeug für mehr Produktivität

Die Priorität.   Singular und nicht Plural.   Die Priorität ist für gewöhnlich das, was von uns die meiste Aufmerksamkeit bekommt oder bekommen sollte. Daher ist und sollte hier ganz klar nur der Singular vorhanden sein.   Wenn du mehr als nur eine Priorität verwendest ist unproduktiv, weil du dich auf mehr als eine Sache …

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Wieso High Performer gut sind und Workaholics ein Problem haben

High Performer gelten hierzulande oftmals als verrucht und nicht gerne gesehen. Durch die enorme Leistung werden Kollegen demotiviert und gleichzeitig werden Statistiken über die Team Performance verfälscht. Ich möchte dir in diesem Artikel jedoch zeigen, wieso High Performer gut sind und wieso Workaholics ein ernsthaftes Problem haben.   In der Arbeitswelt hört man häufig von …

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