Die To-Do-Liste ist ein Werkzeug, welches ich selbst bis vor einigen Monaten als das Non-Plus-Ultra der Produktivität gesehen habe. Mittlerweile konnte ich jedoch feststellen, wie schädlich To-Do-Listen eigentlich sind und welche Alternative wirklich produktiv ist.

Kennst du das auch, du stehst morgens auf, erledigst vielleicht deine Morgenroutine, wenn du eine hast und checkst im Anschluss deine To-Do-Liste. Der Anblick, der vor dir liegenden Aufgaben, demotiviert dich gleich so sehr, dass du direkt wieder ins Bett möchtest.

Ich möchte dir einmal aufzeigen, wieso eine To-Do-Liste nicht wirklich produktiv ist und was du stattdessen nutzen solltest.

Suchtfaktor: abhaken ✅

Kennst du das Phänomen, dass du voller Freude anfängst die Punkte auf deiner To-Do-Liste zu erledigen und abzuhaken?

Jedes abhaken gibt immer wieder einen Motivationsschub und den gewissen Nervenkitzel.

Dann gibt es auch noch Apps wie Todoist, die neben dem abhaken mit einem speziellen Belohnungssystem auftrumpfen. Damals hieß es Karma, nun Produktivität.

Für jede erledigte Aufgabe bekommst du wenige Punkte und kannst langfristig verschiedene Stufen erreichen, wobei du wirklich aktiv und effektiv arbeiten beziehungsweise abhaken musst um zu den höchsten Stufen zu gelangen.

Nun gibt es genau zwei Probleme.

  1. Studien belegen, dass rund 41% unserer To-Do-Liste nie erledigt sondern immer wieder aufgeschoben wird. Somit mutiert die To-Do-Liste zu einem Friedhof, all der Aufgaben die eine geringe beziehungsweise keine Wichtigkeit, also Priorität besitzen.
  2. Jetzt wird es böse, wenn du also Zart besaitet bist kann es schmerzhaft werden. Das abhaken und damit verbundene Glücksgefühl ist genau das gleiche wie bei einem Junkie, der sich gerade den nächsten Heroinschuss oder die nächste Kokain-Line zieht.
  3. Tadaa! Eigentlich gibt es sogar noch ein Problem, sorry, aber ich wollte dich nicht direkt demotivieren. Das dritte Problem befasst sich mit dem Thema Zeit und Umfang. Es geht dabei um die uns zur Verfügung stehende Zeit. Bei einer To-Do-Liste haben wir unbegrenzte Kapazitäten. Du kannst 50000 Aufgaben und mehr pro Tag planen. Ist das möglich abzuarbeiten? Nein.

Mit diesen Erkenntnissen widmen wir uns doch einmal dem nächsten Schritt um etwas dagegen zu tun und vom To-Do-Listen Junkie zum erfolgreichen Macher zu werden.

Erfolgsfaktor: Kalender

Ok, ok.

Ich kann deine Stimme schon fast hören.

Dein Kalender ist doch nicht für deine Aufgaben geeignet. Außerdem wird der Kalender dann so unübersichtlich…

Ich kenne all diese Sprüche zu genüge.

Ich möchte dir aber zuerst einmal den größten Vorteil nennen.

Du hast einen festen und ultimativen Rahmen für den Tag, den du nicht überschreiten kannst.

Hast du das verstanden? Ich sag es nochmal

Du hast jeden Tag nur 24 Stunden zur Verfügung. Auch in Deinem Kalender sind nur 24 Stunden pro Tag.

Du hast also einen Rahmen den Du nicht überschreiten kannst.

Nun zum zweiten Punkt. Du denkst vielleicht es ist zu unübersichtlich und dadurch demotivierend.

Wenn dem so ist hast du zwei Möglichkeiten.

  1. Du dezimierst deine Verpflichtungen und Aufgaben radikal um deinen Kalender somit nicht groß zu füllen.
  2. Oder du musst einfach lernen damit klar zu kommen, dass ein Kalender dir knallhart vor Augen führt wo deine Zeit hingeht.

Nochmal eine letzte Sache zum Schluss.

Eine Motivation so zu sagen.

Die erfolgreichsten Menschen auf diesem Planeten wie beispielsweise Elon Musk, würden dich auslachen, wenn sie hören, dass du auf eine To-Do-Liste schwörst.

Ihr zentrales Tool der Produktivität ist und bleibt ihr Kalender. Sie haben einen zentralen Punkt, sehen alles und können alles planen und umsetzen.

Also dann, jetzt geht es um dich! Wann startest du endlich damit unproduktives Arbeiten hinter dir zu lassen und zu den besten zu gehören?

Quellennachweis Artikelbild: Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

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