Zeitmanagement

Struktur & Ordnung für Deinen Erfolg

Zeitmanagement (definition)

Zeitmanagement ist die Kunst, die eigene Zeit soweit zu managen bzw. selbst einzuteilen, dass die eigenen Ziele und Deadlines mit so wenig Verschwendung wie möglich erreicht werden. Eine klare Struktur und Ordnung am Arbeitsplatz und im eigenen Verhalten ist hierfür unabdingbar.

Effektiv und Effizient arbeiten

Effektiv und effizient zu arbeiten bedarf einer klaren Vorstellung der eigenen Ziele um daraus Prioritäten und Meilensteine abzuleiten. Im Zeitmanagement gibt es dafür verschiedene Methoden, die dabei helfen Struktur und Ordnung im Alltag und am Arbeitsplatz zu etablieren. So wird beispielsweise nicht mehr gesucht, sondern gefunden. Keine Zeit mehr verschwendet, sondern aktiv genutzt. 

Die eigene Zeit zu verschwenden durch schlampiges Zeitmanagement ist eine aktive Entscheidung! Eine Auswahl der wichtigsten Zeitmanagement Methoden:

 

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Das Paretoprinzip / Die 80/20 Regel

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Tagesplanung mit der 60/40 Regel

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Pausenmanagement mit der Pomodoro-Technik

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Time-Boxing mit thematischen Blöcken nach Produktivzeiten

Gutes Zeitmanagement schafft Struktur im Alltag

Tagesplanung (Definition)

Die Tagesplanung ist das Werkzeug um die 24 Stunden, die jeder Mensch besitzt aktiv zu nutzen und strukturiert zu planen, um somit die maximale Leistung zu erzielen.

Eine perfekte Tagesplanung ist das Herzstück von gutem Zeitmanagement. Innerhalb des ultimativen Rahmen von 24 Stunden alle Aufgaben so aufzuteilen, dass die eigene Energie nicht ausgebeutet wird und dennoch die Ziele erreicht werden ist das gewünschte Ergebnis.

Gutes Zeitmanagement mit exzellenter Tagesplanung

Zeitmanagement und Tagesplanung sind wie kochen und Hitzen. Es geht zwar ohne, wird dann aber nur halbherzig. Für eine gute Tagesplanung ist es demnach besonders wichtig effizient und effektiv mit der eigenen Energie zu wirtschaften, denn ein optimal geplanter 10 Stunden Tag bringt nichts, wenn bereits nach 6 Stunden keine Kraft für den restlichen Tag verbleibt. 

Hier bedarf es also einer klaren Analyse welche Aufgaben wie viel Energie kosten und wie groß der Zeiteinsatz ist, denn erst wenn klar ist, wie viel Zeit und Kraft eine Aufgabe kostet, kann genau geplant werden, wann und wie lange die Aufgabe im Kalender eingetragen wird. Der Fokus liegt hierbei klar auf dem Kalender, denn keine To-Do-Liste ist so effizient wie ein Kalender. Im Kalender können klare, vordefinierte Blöcke, abgestimmt auf die eigenen Produktivzeiten erstellt werden und mit passenden Pufferzeiten und Pausen getrennt werden. Gleichzeitig lassen sich so thematisch gleiche Aufgaben in gleiche Blöcke zusammenfassen um die Leistung somit langfristig zu steigern, weil kein Mentaler Break beim Wechsel zwischen einzelnen Aufgaben entsteht.

 

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Tagesplanung im Kalender, nicht To-Do-Liste

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Analyse der Produktivzeiten um mehr Leistung bei einzelnen Aufgaben zu haben.

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Pufferzeiten einplanen für kurze Erholung oder eventuelle Überziehung von Terminen

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Thematisch gleiche Aufgaben in Blöcken zusammenfassen um die Leistung während eines Blocks konstant zu halten.

Ein Zeitmanagement System für Effizienz & Effektivität

Effizienz vs Effektivität (Definition)

Effizienz bzw effizient arbeiten bedeutet, das Ziel so ressourcensparend wie möglich zu erreichen. Hierbei liegt der Fokus auf Einsparung statt Geschwindigkeit. 

Effektivität bzw. effektives Arbeiten bedeutet hingegen, das erreichen von Zielen auf direktestem Wege zu ermöglichen, ohne Rücksicht auf Verwendung von Ressourcen. Der Fokus liegt auf Geschwindigkeit statt Einsparung.

Effizienz und Effektivität in der Balance halten

Zeitmanagement ist immer auch an andere Faktoren wie Energiemanagement oder Geldmanagement gekoppelt. Das wichtige ist, die richtige Balance aus Effizienz und Effektivität zu finden um weder Ressourcen zu verschwenden noch sie zu horten. Der Fokus sollte also darauf liegen, zu erkennen, welche Schritte nötig sind um an das Ziel zu kommen. Hierfür gibt es Methoden wie das Paretopinzip, welches auch als 80/20 Regel bekannt ist. Es besagt, dass wir mit 20% Aufwand 80% der Ergebnisse erzielen und für die restlichen 20% gut 80% Aufwand benötigen. Zudem sollten die Energieressourcen möglichst effizient und effektiv behandelt werden, indem ein strategisches Pausenmanagement stattfindet, wie es bei der Pomodoro-Technik zum Einsatz kommt.

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Der Fokus sollte auf den 20% liegen, die 80% der Ergebnisse erzielen

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Bei der Pomodoro-Technik sollte der Fokus ausschließlich auf dem Verhältnis Arbeit/Pause liegen

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Pausen sind nur dann unproduktiv, wenn kein System dahinter steckt.

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Grundsätzlich ist Geschwindigkeit besser als, fehlendes Wachstum, aber nicht um jeden Preis

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