Für Geschäftsführung und Teamleitungen

Mehr schaffen.Mit dem Team, das ihr habt.

Die eigentliche Arbeit bleibt liegen, weil ihr Informationen sucht, Angaben übertragt und Rückfragen klärt? Ich helfe euch, diese Abläufe zu vereinfachen. Mit vorhandenen Werkzeugen und KI dort, wo sie Arbeit abnimmt.

Arbeitsablauf besprechen ↗

Im ersten Gespräch schauen wir auf eine Aufgabe aus eurem Alltag. Dauer: 30 Minuten. Wie viel Zeit frei wird, zeigt erst der Vergleich im Arbeitsalltag.

Symbolfoto: Zwei Personen prüfen gemeinsam Unterlagen am Tisch.

Unternehmen aus bisherigen Projekten

Die Logos beziehen sich auf meine bisherigen Tätigkeiten und Projekte, darunter frühere Anstellungen und freiberufliche Zusammenarbeit.

Kommt dir das bekannt vor?

Den ganzen Tag beschäftigt.
Und trotzdem bleibt Arbeit liegen.

Die Anfrage ist da. Aber die aktuelle Datei fehlt, eine Angabe steht nur in einer alten E-Mail und jemand muss nachfragen. Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, ist schon Zeit weg.

Wo steht das noch mal?

Ihr sucht in E-Mails, Ordnern und Tabellen nach dem aktuellen Stand. Die nächste Person beginnt später wieder von vorn.

Das haben wir doch schon eingetragen.

Dieselben Angaben wandern von der E-Mail in die Liste und von dort ins nächste System. Ändert sich etwas, muss jemand überall nachziehen.

Kannst du da kurz draufschauen?

Die Aufgabe ist weitergegeben, die Rückfragen landen trotzdem bei dir. Es fehlt eine Angabe, eine Zuständigkeit oder die Entscheidung, wie es weitergeht.

So arbeiten wir zusammen

Bevor ein neues Tool dazukommt,
schauen wir auf die Arbeit.

Du zeigst mir eine Aufgabe, die euch regelmässig aufhält. Wir gehen sie mit den Menschen durch, die sie erledigen. Dann klären wir, welche Schritte wegfallen und was sich vereinfachen lässt.

Schnell zu einem brauchbaren Ergebnis. Nur so viel Struktur, wie die Aufgabe braucht.

Engpass im Team selbst eingrenzen →

01 / VERSTEHEN

Zeig mir, wie ihr es heute macht.

Wo kommt die Anfrage an? Wer sucht, kopiert oder wartet? An einem konkreten Fall halten wir fest, wo Zeit verloren geht und was am Ende vorliegen muss.

02 / VEREINFACHEN

Wir nutzen zuerst, was schon da ist.

Manchmal reicht eine gemeinsame Vorlage oder eine Funktion eurer vorhandenen Software. Bei anderen Aufgaben hilft eine Automation oder KI. Wir klären auch, ob eure Systeme die nötigen Schnittstellen haben.

03 / ERPROBEN

Dein Team probiert es aus.

Wir testen mit freigegebenen Unterlagen aus eurem Alltag. Zählt am Ende wirklich weniger Arbeit? Dazu gehören auch Fehlerkorrekturen und die Zeit fürs Prüfen.

04 / ÜBERGEBEN

Ihr wisst, wie es weiterläuft.

Ihr bekommt die vereinbarten Vorlagen und eine verständliche Anleitung. Wir halten fest, wer den Ablauf pflegt und was bei fehlenden Angaben oder Fehlern passiert.

Vom Eingang zum Ergebnis

01 / Eingang

E-Mail ↗Dokument ↗Tabelle ↗

02 / VerarbeitungAus Informationen
wird ein klarer Ablauf.

OrdnenAbgleichenPrüfen

Passende Werkzeuge. KI, wo sie hilft.

03 / ErgebnisBereit für den nächsten Schritt.

Quellen klar. Offene Fragen sichtbar.

So kann ein Arbeitsablauf aussehen.

Ein Beispiel aus der Angebotsvorbereitung

20 Stück in der E-Mail.
24 in der Anlage.
Was kommt ins Angebot?

Im bisherigen Ablauf fällt der Unterschied vielleicht erst beim Kalkulieren auf. Dann beginnt die Suche: Welche Angabe gilt? Wer fragt beim Kunden nach?

Ein vorbereiteter Ablauf stellt beide Angaben mit ihrer Quelle nebeneinander. Die Menge bleibt offen, bis sie bestätigt ist. Wer das Angebot erstellt, sieht sofort, welche Rückfrage noch nötig ist.

Fiktives Arbeitsbeispiel. Kein Kundenresultat und keine gemessene Zeitersparnis.

Angebotsvorbereitung

E-Mail20 Stück

Positionsliste24 Stück

StatusKlärung erforderlich

Gültige Menge bestätigen.
Dann weiter kalkulieren.

Keine erfundene Annahme. Die fachliche Freigabe bleibt bei der zuständigen Person.

Angebotsprüfung selbst ausprobieren →

Wobei ich euch unterstütze

Eine Aufgabe vereinfachen.
Oder KI im Team besser nutzen.

01 / Befähigung im Team

KI im Team sinnvoll nutzen

Ihr habt KI ausprobiert, aber jeder arbeitet anders damit? Im Team-Pilot bearbeiten wir drei eigene Aufgaben. Dein Team übt an den Unterlagen und Fragen, die im Alltag tatsächlich vorkommen.

Arbeitsregeln und bearbeitbare Vorlagen
Online-Schulung an euren Aufgaben
Dokumentierte Übergabe und offene Grenzen

2.900 EUR netto

21 Tage · bis zu 20 Personen · ein Fachbereich
Zuzüglich Umsatzsteuer. Lizenzen, Tool-Auswahl, Anbieterwechsel und Agentenbau sind nicht enthalten.

Team-Pilot besprechen ↗Praxis: Eine Arbeitsvorlage fürs Team aufbauen →

02 / Umsetzung im Arbeitsalltag

Einen Ablauf vereinfachen

Ihr übertragt dieselben Angaben immer wieder oder sucht vor jeder Bearbeitung alles zusammen? Wir grenzen einen Ablauf ab und vereinbaren, was ich daran umsetze. Datenzugriff, Schnittstellen und Prüfung klären wir vorher.

Ein klar abgegrenzter Prozess
Passende Werkzeuge und definierte Freigaben
Testfälle, Übergabe und vereinbarter Betrieb

Nach vereinbartem Umfang

Einrichtung und laufender Betrieb getrennt.
Der Festpreis des KI-Team-Piloten gilt hier nicht.

Arbeitsablauf besprechen ↗Praxis: Angaben aus Dokumenten prüfen →

Zusammenarbeit mit mir

Du musst mir keinen
fertigen Lösungsplan
mitbringen.

Merlin Mechler

Beschreib mir, was euch aufhält. Ich helfe dir, daraus eine konkrete Aufgabe für die Umsetzung zu machen.

Ich nutze KI selbst zum Recherchieren, Strukturieren und Entwickeln. Ich prüfe die Ergebnisse und entscheide, was davon brauchbar ist. Genau diese Verantwortung muss auch in eurem Ablauf klar sein.

Ich will verstehen, warum ihr heute so arbeitet. Dein Team kennt die Ausnahmen und die Stellen, an denen es hakt. Dieses Wissen gehört in die Lösung.

Lass uns die Aufgabe ansehen ↗

Vor dem ersten Gespräch

Und was bedeutet das
für unseren Alltag?

Wir haben keine Zeit für ein grosses Projekt.

Dann beginnen wir mit einer einzelnen Aufgabe. Ganz ohne eure Mitarbeit geht es nicht: Eine Person muss den bisherigen Ablauf zeigen und Ergebnisse prüfen. Diesen Aufwand vereinbaren wir vor dem Start.

Woran merken wir, dass es sich lohnt?

Wir vergleichen den Aufwand für ähnliche Aufgaben vor und nach der Änderung. Prüfung, Korrekturen und Pflege zählen mit. Eine konkrete Zeitersparnis verspreche ich erst auf Basis eines nachvollziehbaren Tests.

Kommt jetzt noch ein Tool dazu?

Das ist nicht automatisch nötig. Wir prüfen zuerst eure vorhandenen Werkzeuge. Falls eine zusätzliche Software nötig ist, klären wir Kosten, Anbindung und Pflege vor der Umsetzung.

Und wenn die KI etwas falsch versteht?

Dann braucht der Ablauf einen klaren Prüfschritt. Wir legen fest, was automatisch weitergeht und was ein Mensch freigibt. Fehlende Angaben bleiben als offen markiert.

Welche Aufgabe kostet euch
jede Woche unnötig Zeit?