Wie man den echten Bottleneck findet – bevor man automatisiert
Automatisierung scheitert meistens nicht an der Technik, sondern am falschen Ansatzpunkt. Wie man systematisch den Engpass identifiziert, der den größten ROI bringt.
Das Problem mit „Wir wollen digitalisieren"
Die meisten KMU-Digitalisierungsprojekte starten mit dem Symptom, nicht der Ursache. Das Team beschwert sich über manuelle Prozesse, ein Tool wird eingeführt – und sechs Monate später sitzt das gleiche Team vor dem gleichen Tool und beklagt sich über die gleichen Probleme.
Der Fehler: Automatisiert wurde der falsche Schritt.
Die Bottleneck-Diagnose in 4 Schritten
1. Prozessfluss aufzeichnen (nicht schönzeichnen)
Nicht den Soll-Prozess dokumentieren, sondern den Ist-Prozess – so wie er wirklich läuft. Oft unterscheiden sie sich erheblich.
Werkzeuge: Miro, Lucidchart, oder einfach ein Whiteboard. Der Detailgrad spielt keine Rolle. Was zählt: Übergabepunkte, Wartezeiten, manuelle Eingriffe.
2. Durchlaufzeit messen, nicht schätzen
„Das dauert ungefähr eine Stunde" ist keine Baseline. Messbare Baseline ist: Ticketerstellungszeitpunkt → Abschluss, pro Ticket, über 30 Tage.
Die meisten Teams sind überrascht: Die Arbeit selbst dauert oft nur 20 % der gemessenen Zeit. Der Rest ist Warten, Suchen, Kommunizieren.
3. Fehlerrate & Nacharbeit tracken
Automatisieren lohnt sich besonders dort, wo Fehler teuer sind – nicht wo sie häufig sind. Ein Prozess mit 1 % Fehlerrate, der täglich läuft, kostet mehr als einer mit 10 % Fehlerrate, der wöchentlich läuft.
4. ROI-Hypothese formulieren, bevor man baut
Format: „Wenn wir [Schritt X] automatisieren, sparen wir [Y Stunden/Woche] bei [Z Teams] und reduzieren [Fehlertyp] um [Prozentsatz]."
Diese Hypothese ist dein Erfolgsmaßstab. Ohne sie weißt du nach der Implementierung nicht, ob sie funktioniert hat.
Fazit
Der Bottleneck ist selten dort, wo er zuerst vermutet wird. Systematische Diagnose vor Implementierung spart mehr Zeit als jede Automation.
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